biuro

Jak wybrać odpowiednie biuro rachunkowe?

Sprzedaż w sieci, tak jak w przypadku każdego innego rodzaju działalności gospodarczej, wiąże się z koniecznością prowadzenia księgowości. Prawidłowe rozliczenia finansowe chronią przed poważnymi konsekwencjami wynikającymi z nieterminowego, nierzetelnego lub nieprawidłowego rozliczania podatków, regulowania zobowiązań wobec ZUS czy wyliczania świadczeń pracowniczych. Księgowość sklepu internetowego zlecona firmie zewnętrznej to mniej papierkowej roboty i większe bezpieczeństwo firmy.

Czym zajmuje się biuro rachunkowe?

Podstawowym obszarem zainteresowania wszelkich biur rachunkowych jest prowadzenie ksiąg rachunkowych firm, które nie zatrudniają własnych księgowych. Z usług tego typu podmiotów najczęściej korzystają mniejsze firmy oraz te przedsiębiorstwa, którym zależy na ograniczeniu zatrudnienia. Jednym z dobrych przykładów podmiotów gospodarczych, które często decydują się na korzystanie z usług biur, są właśnie sklepy internetowe.

W szerokim rozumieniu biuro rachunkowe dla sklepu internetowego jest tym samym, czym dla dużego przedsiębiorstwa doświadczona księgowa. Taki podmiot zajmuje się wszelkimi kwestiami związanymi z prowadzeniem rozliczeń finansowych z instytucjami państwa. Prowadzi księgi przychodów i rozchodów, ewidencjonuje i przechowuje faktury, odpowiada za przygotowanie i składanie do właściwych urzędów deklaracji podatkowych. Ponadto zajmuje się prowadzeniem rozliczeń pracowniczych oraz wymaganych prawem, różnego rodzaju rejestrów i ewidencji. Biura rachunkowe świadczą również usługi pokrewne związane z optymalizacją finansową, doradztwem podatkowym, udzielaniem informacji z zakresu zmian w prawie i podatkach. Odpowiadają również za utrzymywanie kontaktu z urzędami. 

Wyspecjalizowane biura rachunkowe, których głównym obszarem działalności jest szeroko pojęta księgowość e-commerce, zajmują się również międzynarodowym doradztwem podatkowym, kwestiami związanymi ze zwrotem podatku VAT z zagranicy czy obsługą księgową sklepów internetowych, które korzystają z globalnych platform sprzedażowych, takich jak e-Bay czy Amazon – księgowość takiego sklepu jest bardziej złożona. W większości przypadków wymaga rejestracji do zagranicznego VAT oraz przygotowania odpowiednich sprawozdań dla właściwych urzędów skarbowych.

Kto najczęściej korzysta z pomocy biur rachunkowych?

Usługi tego typu podmiotów dedykowane są wszystkim przedsiębiorcom, zarówno właścicielom niewielkich biznesów, jak i dużym spółkom, które zdecydowały się na outsourcing usług księgowych. Najliczniejszą grupą klientów biur rachunkowych są jednak drobni przedsiębiorcy, w tym właściciele sklepów internetowych. Choć księgowość sklepu internetowego działającego na lokalnym rynku, na niewielką skalę, może wydawać się łatwa, to jednak zajmuje sporo czasu, a nie każdy może sobie na to pozwolić, zwłaszcza jeśli sklep jest jedynie jego dodatkowym źródłem dochodu. Usługi biura rachunkowego mogą zainteresować również właścicieli tych internetowych biznesów, którzy prowadzą sprzedaż za granicę. Wówczas może zachodzić konieczność rejestracji do zagranicznego VAT i okresowego składania deklaracji podatkowych do właściwych urzędów skarbowych. Poza tym biura obsługujące podmioty działające na rynkach europejskich pomagają uzyskać zwrot vatu z zagranicy i doradzić w wyborze najlepszej w danej sytuacji formy opodatkowania. 

5 cech dobrego biura rachunkowego

Wybierając biuro rachunkowe dla sklepu internetowego, szczególną uwagę należy zwrócić na pięć elementów, które mają największy wpływ na atrakcyjność jego oferty. Są to kwestie związane ze sposobem obsługi klientów, bezpieczeństwem, komunikacją, zakresem oferty biura i cenami świadczonych przez nie usług.

  • Obsługa klientów – warto korzystać z usług tych podmiotów, które bazują na nowoczesnych narzędziach informatycznych. Zastosowanie profesjonalnego oprogramowania księgowego ogranicza konieczność częstego, osobistego kontaktowania się z biurem. Nowoczesna księgowość sklepu internetowego powinna zatem opierać się na zaawansowanych systemach zapewniających właścicielowi firmy zdalny wgląd do dokumentacji księgowej, możliwość automatycznego przesyłania faktur w momencie ich wystawiania czy wydruku dowolnego rodzaju dokumentów zgromadzonych w bazie danych.
  • Bezpieczeństwo – profesjonalne, legalnie działające biuro, które prowadzi księgi rachunkowe firm, ma obowiązek wykupienia ubezpieczenia OC m.in. od prowadzenia ksiąg, ustalania wyniku finansowego, sporządzania sprawozdań finansowych, wyceny aktywów i pasywów czy przechowywania dokumentów księgowych. Biura, które zajmują się jedynie prowadzeniem ksiąg przychodów i rozchodów, przygotowaniem zeznań i deklaracji podatkowych nie muszą mieć takiego ubezpieczenia. Dlatego przed podpisaniem umowy warto sprawdzić, czy dane biuro takie ubezpieczenie wykupiło, czy nie.
  • Zakres usług – podstawowy zakres usług wszystkich biur rachunkowych to prowadzenie księgowości, obsługa kadrowo-płacowa, doradztwo w zakresie prawa i podatków czy doradztwo gospodarcze. Na rynku działają również wyspecjalizowane biura, które obsługują sklepy internetowe sprzedające poza granicami kraju, również za pośrednictwem takich międzynarodowych platform sprzedażowych jak Amazon czy e-Bay. Księgowość Amazon może obejmować m.in. takie dodatkowe usługi jak rejestracja w zagranicznym VAT, składanie deklaracji do lokalnych urzędów skarbowych czy występowanie o zwrot VAT w Niemczech lub dowolnie innym kraju, w którym prowadzona jest sprzedaż wysyłkowa. Jeśli interesuje Cię sprzedaż wysyłkowa za granicę i chcesz zacząć handlować za pośrednictwem Amazon, optymalnym wyborem będzie zatrudnienie biura zajmującego się międzynarodowym doradztwem podatkowym, które na co dzień obsługuje tego typu podmioty. 
  • Komunikacja – to niezwykle ważny element, który ma decydujący wpływ na komfort obsługi klientów danego biura. Warto wybrać taki podmiot, który gwarantuje kilka dróg komunikacji, również formę kontaktu osobistego, pracuje w dogodnych dla nas godzinach, a jego siedziba znajduje się w bliskiej lokalizacji. Warto także sprawdzić, czy w razie ewentualnych problemów można szybko skontaktować się z osobą zapoznaną z sytuacją naszej firmy, która będzie umiała udzielić rzetelnej informacji. 
  • Cena – to dla wielu początkujących przedsiębiorców element najważniejszy. W rzeczywistości cena usług nie powinna przesłaniać całościowego obrazu. Biuro rachunkowe dla sklepu internetowego jest jak dobra księgowa, która zna się na aktualnych przepisach i potrafi doradzić w wielu kwestiach związanych z podatkami. Czasami zatem warto zapłacić nieco więcej, ale mieć pewność, że korzysta się z usług podmiotu znającego się na danej tematyce, działającego sprawnie, oferującego bezpieczeństwo i stały, dobry kontakt. 

Dobre biuro rachunkowe dla sklepu internetowego to prawdziwy skarb, dzięki któremu nie trzeba martwić się o sprawy związane z rozliczeniami podatkowymi czy obsługą kadrowo-płacową. Takie biuro pomoże w rozwijaniu biznesu, zapewniając kompetentne wsparcie przy wchodzeniu na nowe rynki. Zaoferuje profesjonalne doradztwo podatkowe, również w wymiarze międzynarodowym, co w szczególności powinno zainteresować te sklepy, które planują rozpocząć sprzedaż przez Amazon czy e-Bay.