Ze względu na ciągły i dość szybki rozwój internetowego handlu urzędy skarbowe przykładają coraz większą uwagę do kontrolowania tego rynku. Urzędnicy sprawdzają nie tylko podejrzane transakcje, ale także dokonują kontroli losowo wybranych przedsiębiorców, właścicieli sklepów internetowych czy sprawdzają osoby prywatne, które ich zdaniem prowadzą działalność podlegającą opodatkowaniu, a nie rejestrują działalności i nie płacą podatków. Kto zatem może spodziewać się kontroli i jak one wyglądają?
Kto może zostać skontrolowany?
W głównym obszarze zainteresowania urzędów skarbowych znajdują się przedsiębiorcy, czyli osoby prowadzące działalność gospodarczą. Z punktu widzenia systemu fiskalnego właściciel sklepu internetowego w żaden sposób nie różni się od innego przedsiębiorcy, w związku z czym podlega takiemu samemu systemowi kontroli. Przedsiębiorcy prowadzący sklepy internetowe mogą być kontrolowani przez urzędników w celu sprawdzenia, czy wywiązują się z ciążących na nich zobowiązań podatkowych. Co ważne, kontrola podatkowa musi być zapowiedziana, tak by przedsiębiorca mógł się do niej przygotować. Oczywiście istnieją pewne wyjątki, na przykład wówczas, gdy fiskus chce skontrolować zasadność zwrotu VAT lub gdy pojawiają się nieścisłości w osiąganych przez niego przychodach względem ujawnionych źródeł – gdy zachodzi podejrzenie przestępstwa karnego lub karno-skarbowego.
Kontroli fiskusa mogą podlegać również osoby prywatne, w tym prowadzące działalność nierejestrowaną. Dla Urzędu Skarbowego za przedsiębiorcę może zostać uznany każdy, kto handluje w sieci w celu osiągnięcia zysku, na własne ryzyko i robi to w sposób zorganizowany oraz ciągły. W przypadku sprzedaży majątku prywatnego, na przykład książek czy odzieży, takie okoliczności nie zachodzą i osoby okazjonalnie sprzedające różnego rodzaju przedmioty, kontroli ze strony fiskusa nie powinny się raczej obawiać. Trzeba jednak pamiętać, że przy sprzedaży przedmiotu o wartości większej niż 1000 zł, należy zapłacić podatek od wzbogacenia w wysokości 2%.
Na ryzyko kontroli narażają się jednak te osoby prywatne, które sprzedają w sposób zorganizowany, a sama sprzedaż ma charakter ciągły. Przykładem mogą być osoby handlujące przedmiotami typu handmade. Jeśli wartość sprzedaży tego typu przedmiotów jest niewielka i miesięcznie nie przekracza kwoty 50% minimalnego wynagrodzenia (w 2021 roku jest to 1400 zł) to taka działalność nie wymaga rejestracji. Decydując się na działalność nierejestrowaną wciąż jednak trzeba prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży i od zarobionych pieniędzy zapłacić podatek dochodowy w rocznym rozliczeniu PIT-36, według skali podatkowej. Zaletą działalności nierejestrowanej jest brak konieczności zakładania firmy czy płacenia składek ZUS. Gdy jednak dopuszczalny miesięczny przychód zostanie przekroczony i fiskus zdoła to udowodnić, można spodziewać się kary lub co najmniej konieczności uregulowania należnych, a niezapłaconych podatków.
Co jest kontrolowane?
Kontrola fiskusa polega na sprawdzeniu stanu faktycznego z obowiązującymi przepisami prawa. Sprawdzane jest zatem to, czy przedsiębiorca lub osoba fizyczna rozlicza się z fiskusem w sposób terminowy, rzetelny i prawidłowy. Najczęściej kontrolowana jest poprawność wypełnienia deklaracji i terminowość ich składania. Dlatego przedsiębiorcy, którzy mają problem z dotrzymaniem terminów, księgowość sklepu internetowego powinni zlecać zewnętrznym podmiotom – biurom rachunkowym, które przypominają o tego typu zobowiązaniach. Sprawdzana jest również terminowość w regulowaniu istniejących obciążeń podatkowych. Również w tym przypadku profesjonalna księgowość dla sklepu internetowego może okazać się bezcenna, pozwalając uniknąć wielu nieprzyjemnych sytuacji i konieczności wyjaśniania różnego rodzaju nieścisłości przed urzędnikami.
Warto podkreślić, że kontrolerzy najczęściej sprawdzają tylko wybrane aspekty działalności firmy – kontrolują poprawność wyliczania podatku dochodowego lub sprawdzają deklaracje VAT, oceniając zasadność naliczenia podatku należnego czy poprawność odliczenia podatku naliczonego. Co więcej, w większości przypadków kontrole dotyczą tylko krótkiego okresu działalności. Rzadko kiedy sprawdzane są dokumenty z pięciu lat – wymagany czas przechowywania dokumentów podatkowych. Podczas kontroli przedsiębiorca powinien udostępnić kontrolerom wszystkie zgromadzone w firmie deklaracje, rachunki, faktury czy raporty z kas fiskalnych.
Jakie nieprawidłowości są wykrywane najczęściej?
Kontrola internetowego handlu ma na celu ograniczenie tzw. szarej strefy, a zatem wyłapanie tych osób, które celowo zaniżają swoje przychody, przekraczają dopuszczalne limity przychodów, prowadząc działalność nierejestrowaną czy korzystają z nieprzysługujących im praw do stosowania określonych rodzajów odliczeń. Do często wykrywanych nieprawidłowości zaliczyć można również nieterminowość w kwestii wpłat zaliczek na podatek dochodowy, braki w wymaganej dokumentacji czy różnego rodzaju, najczęściej drobne błędy w przesyłanych do Urzędu Skarbowego deklaracjach.
Jak wygląda kontrola sklepu internetowego?
W zdecydowanej większości przypadków właściciel internetowego biznesu o kontroli podatkowej zostaje uprzedzony listownie, najpóźniej siedem dni przed jej rozpoczęciem. W piśmie z Urzędu Skarbowego powinna znaleźć się informacja o terminie kontroli oraz jej zakresie. Dzięki temu przedsiębiorca ma możliwość przygotowania niezbędnych dokumentów, poprawienia ewentualnych błędów, wprowadzenia korekt do deklaracji czy uregulowania zaległych zobowiązań podatkowych.
Przedsiębiorca powinien udostępnić kontrolerom osobne pomieszczenie do pracy, może jednak być obecny przy wykonywanych przez nich czynnościach służbowych. Oczywiście kontrolerzy mają prawo do sporządzania kopii firmowej dokumentacji. W pewnych sytuacjach mogą również przesłuchać przedsiębiorcę lub świadków, a nawet zarekwirować sprzęt komputerowy – gdy podejrzewają przedsiębiorcę o popełnienie przestępstwa skarbowego. Księgowość sklepu internetowego nie jest nadzwyczajnie skomplikowana, ale przy nieznajomości prawa łatwo o pomyłkę. Niestety brak wiedzy nie jest usprawiedliwieniem ewentualnych wykroczeń. Dlatego, zwłaszcza w początkach działalności, warto posiłkować się doświadczeniem profesjonalnych biur rachunkowych.
Każda kontrola powinna zakończyć się przygotowaniem protokołu, w którym urzędnicy wskazują ewentualne błędy i nieprawidłowości, jednocześnie uzasadniając je odpowiednią podstawą prawną. Jeśli właściciel sklepu internetowego nie zgadza się z uzasadnieniem lub treścią protokołu kontroli, przysługuje mu prawo do odwołania. Swoje zastrzeżenia może przedstawić w ciągu 14 dni od zakończenia kontroli.
Warto podkreślić, że osoby handlujące w sieci, w tym przede wszystkim właściciele sklepów internetowych narażeni są nie tylko na kontrole Urzędu Skarbowego, ale i wielu innych instytucji państwowych, w tym Inspekcji Handlowej, Urzędu Ochrony Danych Osobowych, Państwowej Inspekcji Pracy, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, a nawet Straży Pożarnej czy Urzędu Celnego. Warto korzystać zatem z fachowych usług doradczych. Profesjonalne biuro rachunkowe dla sklepu internetowego to dobry pomysł na start.
