Na przełomie ostatnich lat wprowadzone zostały przepisy, które mają ułatwiać rozliczanie transakcji pomiędzy podmiotami z różnych państw. Mimo to nadal wielu przedsiębiorców nie wie, jak prawidłowo udokumentować sprzedaż towarów i usług za granicę. Ten problem dotyczy także Ciebie? Przeczytaj nasz poradnik i sprawdź, co powinna zawierać faktura wystawiona dla zagranicznych kontrahentów.
Faktura dla zagranicznego kontrahenta a VAT
Faktury wystawiane zagranicznym kontrahentom różnią się od tych stosowanych do dokumentowania sprzedaży w obrocie krajowym. Wpływ na to ma m.in. sposób rozliczenia podatku VAT. Ten zależy z kolei od miejsca świadczenia usługi, której beneficjentem jest podmiot zagraniczny.
Jeśli kontrahent jest podatnikiem VAT, to wtedy za miejsce świadczenia usługi uznaje się zazwyczaj siedzibę, w której usługobiorca (kupujący) ma zarejestrowaną działalność gospodarczą. Inaczej sytuacja wygląda w przypadku nabywców, którymi są np. osoby fizyczne. Za miejsce świadczenia usługi uznaje się tu zazwyczaj siedzibę usługodawcy (sprzedawcy). Powyższe rozróżnienie ma duże znaczenie z perspektywy ustalenia, który z podmiotów ma obowiązek rozliczenia podatku VAT.
Faktura za usługi świadczone w Polsce
Co do zasady, jeśli miejscem świadczenia usługi jest Polska, to wtedy na fakturze należy uwzględnić stawki VAT wynikające z przepisów prawa krajowego. Obowiązek wystawienia takiego dokumentu dotyczy tylko tych kontrahentów, którzy mają status podatnika VAT. Jeśli nabywcą usługi świadczonej w Polsce jest konsument będący obywatelem innego państwa UE, sprzedaż zagraniczna może być ewidencjonowana za pomocą kasy fiskalnej.
Faktura dla zagranicznego kontrahenta za usługi świadczone poza Polską
Jeśli miejsce świadczenia usługi na rzecz zagranicznego kontrahenta, będącego podatnikiem VAT, znajduje się poza Polską, sprzedawca może wystawić tzw. fakturę uproszczoną. Powinna ona zawierać:
- dane identyfikacyjne kontrahentów (np. imię, nazwisko, nazwę firmy),
- adres siedziby lub wykonywania działalności,
- nr NIP lub VAT UE,
- datę wystawienia,
- opis towaru lub usługi,
- cenę usługi lub towaru.
Pamiętaj, że faktury wystawiane zagranicznym kontrahentom, którzy mają status przedsiębiorcy, powinny zawierać stawki netto. Na dokumencie musi ponadto znajdować się adnotacja „odwrotne obciążenie” (ang. reverse charging). Wskazuje ona, że do faktury nie został doliczony podatek VAT. Obowiązek jego rozliczenia ciąży wraz z tym na usługobiorcy. Opisany wyżej wzór faktury obowiązuje zarówno w przypadku kontrahentów z UE, jak i takich, których siedziba znajduje się w innym państwie.
Dokumentowanie sprzedaży zagranicznej na rzecz osób fizycznych
Co w sytuacji, gdy miejsce świadczenia usługi znajduje się poza Polską, zaś nabywca nie jest podatnikiem VAT? W takim przypadku obowiązek odprowadzenia podatku ciąży na usługodawcy. Taką sprzedaż możesz rozliczyć na kilka sposobów. Pierwszym z nich jest zarejestrowanie się do VAT w kraju nabywcy oraz odprowadzenie podatku zgodnie z zasadami obowiązującymi w tym państwie. Jeśli zatem kupującym jest nabywca z Niemiec, to wówczas faktura unijna powinna być rozliczona zgodnie z zasadami VAT w Niemczech. Alternatywą dla tego rozwiązania jest skorzystanie z procedury VAT OSS. W tym przypadku przedsiębiorca nie musi rejestrować się do VAT w kraju nabywcy, lecz może rozliczyć sprzedaż zagraniczną, odprowadzając podatek na konto Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.
W jakim języku wystawić fakturę dla zagranicznego kontrahenta?
Przepisy ustawy o VAT nie precyzują, w jakim języku należy wystawiać faktury dla zagranicznych kontrahentów. Dokument może być zatem sporządzony zarówno w wersji polskiej, jak i zagranicznej (tzw. faktura dwujęzyczna). Na język, w jakim wystawiona została faktura, szczególną uwagę powinni zwrócić przedsiębiorcy, którzy prowadzą ewidencję sprzedaży za pomocą KPiR. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zapisy w księdze powinny być dokonywane w języku polskim.
Faktura w euro – jak ją wystawić?
Przepisy prawa podatkowego dopuszczają możliwość, by transakcje pomiędzy przedsiębiorcami były rozliczane w walucie obcej. Należy jednak pamiętać, że w przypadku faktury uwzględniającej podatek VAT, jego wartość powinna być wyrażona w złotówkach. Co istotne, przedsiębiorca nie musi w tym przypadku przeliczać podatku na walutę obcą. Warto pamiętać również o prawidłowym księgowaniu faktury w euro. Zgodnie z obowiązującymi obecnie przepisami, przed wprowadzeniem kwot do KPiR, należy dokonać ich przeliczenia według kursu NBP.
Błędne rozliczenie sprzedaży zagranicznej naraża przedsiębiorcę na szereg nieprzyjemnych konsekwencji ze strony fiskusa. Jeśli zatem chcesz uniknąć problemów, skorzystaj z pomocy biura rachunkowego, specjalizującego się w obsłudze transakcji z zagranicznymi podmiotami. W ofercie ECpodatkowe.pl znajdziesz takie usługi, jak księgowość Amazon oraz rozliczenie VAT w Niemczech. Sprawdź, co możemy zrobić dla Ciebie!
