Biuro rachunkowe i księgowość dla sklepu internetowego

Chcesz założyć sklep internetowy? Prowadzisz już sprzedaż stacjonarnie i planujesz zwiększyć sprzedaż rozwijając sprzedaż wysyłkową? A może już sprzedajesz online a Twoje biuro rachunkowe nie spełnia Twoich rosnących oczekiwań?

Sprawdź, dlaczego nasza kancelaria to najlepszy wybór dla nowoczesnych sprzedawców.

Księgowość sklepu internetowego

Rozwój sprzedaży online to znak naszego czasu. Żaden inny kanał sprzedaży nie daje tak wielu możliwości dotarcia z ofertą do potencjalnych odbiorców w Polsce i za granicą jak sprzedaż internetowa. Jak każda inna branża, handel online oferuje szanse ale stanowi duże wyzwanie – szczególnie dla tych, którzy dotąd zajmowali się sprzedażą w kanałach tradycyjnych (np. stacjonarnie, bezpośrednio). Największe wyzwanie stanowi zbudowanie przewagi konkurencyjnej, bo bariery wejścia do handlu online są relatywnie niewielkie.

W 2020 roku wszyscy zarządzający firmami czy prowadzący własną działalność gospodarczą musieli zmierzyć się ze skutkami pandemii COVID19. Gospodarczy wpływ pandemii okazał się być najmniej dotkliwy dla firm sprzedających online. Zamknięcie sklepów stacjonarnych i galerii handlowych spowodowało, że Polacy zaczęli chętniej zamawiać online, w tym także Ci, którzy dotąd nie kupowali w sieci. Obroty w istniejących sklepach internetowych po pierwszym okresie szoku w marcu zaczęły rosnąć, a w kwietniu i maju 2020 sprzedaż nierzadko osiągnęła poziom o 100% większy niż w odpowiednich miesiącach 2019 roku.

Firmy działające offline dotknięte przymusowym zamknięciem, szukając nowych źródeł przychodów, zaczęły szybko tworzyć sklepy internetowe. Ponieważ przygotowanie i rozwój dobrego sklepu internetowego zajmuje wiele miesięcy, na popularności zyskały platformy e-commerce (czy inaczej SaaS e-commerce) oferujące gotowe projekty sklepów. Nowe sklepy powstały m.in. w polskich IdoSell Shop dawniej IAI, Shoper, Shoplo, Redcart czy globalnie w Shopify.

Szybko rosnąca sprzedaż online w 2020 roku cieszy ale dla wszystkich podmiotów na rynku jest dużym wyzwaniem. Duża ilość firm sprzedających ten sam asortyment powoduje presję na marżę a jednocześnie podnosi koszty reklamy. O najlepsze miejsca reklamowe na portalach, w porównywarkach cenowych czy o wysokie pozycje w wynikach wyszukiwania w Google ubiega się znacznie więcej podmiotów niż dotąd, więc stawki CPC (Cost per Click) już nie są takie jak przed COVID19.

Ile kosztuje prowadzenie księgowości w sklepie internetowym?

Dlaczego nie wszystkie sklepy internetowe przetrwają?

Prowadzenie sklepu internetowego staje się wyzwaniem nie tylko w sferze marketingu ale także, jeśli nie przede wszystkich, w obszarze administracji i finansów. Podobnie jak w przypadku sklepów stacjonarnych, spośród nowo otwartych sklepów internetowych zdecydowana większość…upadnie!

Najczęściej o niepowodzeniu i ostatecznie upadku firmy e-commerce decydują następujące czynniki:

– brak strategii dla sklepu, jasno określającej przewagę konkurencyjną i sposób jej wykorzystania,

– nieznajomość własnych klientów, ich zainteresowań i preferencji,

– błędna polityka cenowa (zbyt wysokie niekonkurencyjne ceny lub zbyt niskie, generujące niewystarczające przychody),

– niewłaściwa, nieestetyczna graficznie czy nieprecyzyjna prezentacja produktów na stronie www, bez uwzględnienia ich walorów i parametrów technicznych,

– nieumiejętny wybór kanałów reklamy, która okazuje się nieskuteczna,

– brak budżetowania, czyli planowania przychodów i kosztów, często przy braku właściwego wsparcia ze strony własnego księgowego czy zewnętrznego biura rachunkowego.

Rozumiemy e-Commerce – co zrobimy dla Ciebie:

 

 

Bieżąca opieka księgowa, określenie zaliczek na podatki i składek ZUS

Przedsiębiorca, który prowadzi sprzedaż online w sklepie internetowym lub na platformie typu marketplace (np. Allegro, Amazon, eBay) jest zobowiązany prowadzić dokumentację księgową i rozliczać się z właściwym urzędem skarbowym. Określenie zaliczek na podatek dochodowy wymaga przekazania faktur zakupowych i sprzedażowych.

Przekazywanie dokumentów pomiędzy przedsiębiorcą a biurem rachunkowym nie wymaga osobistych wizyt w stałych terminach, co bywa uciążliwe dla przedsiębiorców skoncentrowanych przede wszystkim na zarządzaniu firmą i rozwoju sprzedaży. W Europejskim Centrum Podatkowym wymiana dokumentów odbywa się z wykorzystaniem platformy OCR, dzięki czemu zeskanowane dokumenty zakupowe w formie PDF trafiają do systemu księgowego zaraz po przekazaniu ich przez przedsiębiorcę (np. poprzez wysłanie faktur na dedykowany adres e-mail). Dokumenty sprzedażowe pobierane są z plików JPK lub innych rozwiązań informatycznych umożliwiających bezbłędne dodanie wszystkich informacji o kontrahentach i ich transakcjach do systemu księgowego. Natomiast dokumenty w formie papierowej (do archiwizacji i na potrzeby ewentualnych kontroli urzędów skarbowych) odbieramy od klientów pocztą kurierską.

Dziś sklepy internetowe pobierają płatności za sprzedany towary na wiele sposobów:

 

– za pobraniem, gdy płatność jest pobierana przez kuriera w momencie dostawy towaru,

– poprzez tradycyjne przelewy bankowe, gdzie płatność jest realizowane zgodnie z harmonogramem ELIXIR,

– poprzez szybkie przelewy internetowe (tzw. Pay-by-link), które dzięki współpracy banków z operatorami (np. PayU, Przelewy24, PayPal) pozwalają na przekazanie pieniędzy klienta w kilka sekund. Szybkie przelewy uwzględniają najczęściej także płatności kartami płatniczymi, w tym kredytowymi.

– gotówką w kasie sklepu stacjonarnego,

– przelewem z odroczonym terminem płatności,

– w formie barteru, gdy towar przekazywany jest np. za działania wizerunkowe lub marketingowe (to częsta forma rozliczeń m.in. z influencerami, promującymi sklep w sieciach społecznościowych jak Instagram czy Facebook).

Jak działa Pay-by-link?

Gdy klient wybierze interesujące go produkty i sposób wysyłki oraz zatwierdzi zakup w koszyku, otrzyma na ekranie potwierdzenia link z danymi do zapłaty. Link ten odsyła klienta na stronę operatora, gdzie klient wybiera swój bank i automatycznie zostaje przeniesiony na stronę logowania. W bankowości online wszystkie pola są już uzupełnione o dane sprzedawcy, wartość zamówienia, tytuł przelewu. Teraz wystarczy autoryzacja klienta przez podanie kodu weryfikacyjnego SMS. W tym momencie przelew zostanie wysłany i następuje automatyczne wylogowanie z banku i powrót do sklepu. Sprzedawca otrzymuje informację o zamówieniu oraz opłaceniu zakupów i tym samym może rozpocząć kompletować przesyłkę. Środki otrzyma zwykle w ciągu 24 godzin, w zależności od warunków umowy zawartej z operatorem płatności.

Program do fakturowania w sklepie internetowym

Jeśli Twój sklep został stworzony w oparciu o oprogramowanie SaaS (np. Shoper, IdoSell), faktury łatwo wystawisz w panelu sklepu. Zasadnym będzie wówczas prowadzenie gospodarki magazynowej (przyjęcie towaru dokumentem PZ, ruchy międzymagazynowe MM, wydane WZ) w tym samym programie. Możesz jednak uznać, że ten program jest dla Ciebie nieprzyjazny lub nie będzie spełniać wszystkich potrzeb związanych z obsługą złożonych lub różnorodnych transakcji w sklepie. Wówczas udostępnimy Ci bezproblemowy w obsłudze program do fakturowania.

 

Business Inteligence – analizy finansowe sklepu internetowego

Zewnętrzna księgowość nie powinna kończyć się na obliczeniu zaliczki na podatek dochodowy i wartości należnego czy naliczonego podatku VAT. W naszej kancelarii otrzymasz dostęp do dokumentów w formie elektronicznej oraz panelu umożliwiającego analizę finansową prowadzonej działalności (dotyczy spółek kapitałowych).

 

Wybór formy prawnej dla sklepu internetowego i optymalnej formy opodatkowania

Jeśli jeszcze nie założyłeś firmy, wskażemy Ci najbardziej optymalną na wybranego profilu Twojego sklepu formę prawną oraz rodzaj opodatkowania działalności. Zobacz, jakie są możliwe formy prawne dla sklepu internetowego zakładanego w Polsce.

W zależności od profilu firmy oraz sprzedawanego asortymentu zaproponujemy rejestrację do VAT. Jeśli zdecydujesz się na sprzedaż na granicą lub będziesz importować towary z krajów UE, niezbędna będzie rejestracja na VAT unijny (VAT-EU).

 

Rejestracja na VAT sklep internetowy

Będziemy analizować osiągane przez Ciebie wartości obrotów i we właściwym czasie zarejestrujemy Twój sklep na VAT w zagranicznych urzędach skarbowych – w dowolnym kraju Unii Europejskiej, w którym zdecydowałeś się prowadzić sprzedaż internetową. Rejestracja na VAT daje możliwość z korzystania niższych niż Polsce stawek VAT ale we wszystkich krajach EU jest obligatoryjna po przekroczeniu określonych progów obrotów. Często obowiązek podatkowy w zakresie VAT za granicą powstaje po rozwinięciu sprzedaży na platformach marketplace jak np. Amazon . Zobacz więcej na temat rejestracja VAT sklep online.

 

Kontrola podatkowa i kontrola ZUS w sklepie internetowym

Będziemy reprezentować Cię przed fiskusem i ZUS-em. Stworzenie i uruchomienie sklepu internetowego jest dziś łatwiejsze i tańsze niż kiedykolwiek. Część sklepów rośnie bardzo dynamicznie a różnorodność, kompleksowość i wielkość realizowanych obrotów zwiększa ich ekspozycję na ewentualne kontrole ze strony administracji – polskiej ale także zagranicznej, jeśli sklep znaczną część swojej sprzedaży realizuje na rynkach zagranicznych. Kontrola podatkowa odbędzie się w siedzibie naszej kancelarii, gdzie procesujemy i archiwizujemy otrzymane od Ciebie dokumenty. Jako kancelaria podatkowa będziemy reprezentować Cię przy wszelkich postępowaniach administracyjnych w tym podatkowych i celno-skarbowych. Mamy kompetencje i doświadczenie we wnoszeniu odwołania od decyzji podatkowej oraz zaskarżaniu postanowienia. W Twoim imieniu możemy wnosić skargi do sądu administracyjnego.

Jeśli poprowadzimy kadry i płace w sklepie internetowym, będziemy także Twoim pełnomocnikiem procesowym w sporach z ZUS.  

Planujesz sprzedawać online za granicą?

Sprawdź naszą ofertę dotyczącą rejestracji na podatek VAT w krajach Unii Europejskiej