Przyczyny kryzysu w przedsiębiorstwie mogą być bardzo różne. W dojrzałych firmach zwykle wynikają z niedopasowania strategii do szybko zmieniającego się otoczenia – firma nie nadąża za zmianami technologicznymi czy potrzebami klientów i jej oferta przestaje być dla nich atrakcyjna. W mniejszych przedsiębiorstwach kryzys ma zwykle źródło w chwilowym spadku popytu lub gwałtownym wzroście kosztów. Jego przyczyną mogą być również zatory płatnicze wynikające z ogólnego kryzysu gospodarczego.
Stan kryzysu
W małych i średnich firmach, które dotychczas nie miały poważnych problemów ze zbilansowaniem swojej działalności, kryzys pojawia się zwykle jako konsekwencja ogólnych zaburzeń rynkowych. Ich przyczyny mogą być bardzo różne. Aktualnie takim zaburzeniem dla gospodarki i to w ujęciu globalnym, jest pandemia Covid-19. Z dnia na dzień, bez większego przygotowania, wiele firm musiało drastycznie ograniczyć działalność, a niekiedy wręcz ją zawiesić. Spadł popyt na wiele usług i towarów. Pojawiły się niedobory niektórych komponentów i opóźnienia w dostawach.
Ze względu na globalny charakter kryzysu, jego skutki dotknęły praktycznie wszystkie firmy, a to przełożyło się na powstanie zatorów płatniczych i niespodziewany, gwałtowny spadek płynności finansowej wielu przedsiębiorstw. Brak terminowości w opłacaniu faktur przez klientów to jedna z głównych przyczyn problemów z regulowaniem stałych zobowiązań przez przedsiębiorców. Trudność z zachowaniem płynności finansowej mają zwłaszcza te firmy, które już wcześniej miały z tym problem oraz podmioty, które działając na granicy rentowności, nie zdołały zgromadzić żadnej rezerwy finansowej na trudniejsze czasy.
Co to jest płynność finansowa firmy?
W najszerszym ujęciu płynność finansowa uznawana jest za zdolność przedsiębiorstwa do regulowania swoich zobowiązań, nie tylko względem państwa i swoich pracowników, ale także względem kontrahentów. To także zdolność do zakupu towarów i usług niezbędnych dla kontynuowania prowadzonej działalności. Gdy dochodzi do kryzysu w firmie, zwykle zaczyna brakować środków na terminowe opłacenie faktur czy płac pracowników, a w późniejszym czasie również na zapłatę podatków czy zakup podstawowych materiałów koniecznych dla prowadzonej działalności, niezbędnych do osiągania jakichkolwiek przychodów. Zachowanie płynności finansowej w dłuższym terminie jest zatem niezbędne, by firma nie zbankrutowała.
Gdy firma znajduje się w kryzysie z powodu gwałtownego wzrostu kosztów działalności, drastycznego spadku popytu na sprzedawane przez nią towary lub świadczone usługi, podjęcia nietrafionych decyzji inwestycyjnych czy pojawienia się dużych zatorów płatniczych, jej podstawowym zadaniem powinno być zachowanie płynności finansowej. Oczywiście nie jest to łatwe, ale istnieje wiele sposobów, by swoją płynność zwiększyć i tym samym uratować firmę przed upadkiem – o ile krótkotrwała utrata płynności związana z chwilowym zachwianiem rynku nie musi być groźna, o tyle w momencie, gdy taka sytuacja przeciąga się w czasie, konsekwencją jest zwykle konieczność zamknięcia firmy, a w skrajnej sytuacji bankructwo.
Jak zwiększyć płynność finansową firmy?
Oczywiście nie mamy wpływu na wszystkie czynniki, które mogą doprowadzić do kryzysu firmy. Mamy jednak wiele narzędzi, dzięki którym firma może utrzymać się na powierzchni pomimo niesprzyjających okoliczności, przynajmniej przez pewien czas. Podstawowe z nich to cięcie zbędnych wydatków i próba obniżenia stałych kosztów, na przykład poprzez renegocjację stawek za wynajem lokalu, redukcję zatrudnienia czy czasową obniżkę wynagrodzeń.
Ponadto należy przeanalizować strukturę przychodów, przede wszystkim sprawdzając, którzy klienci zalegają z płatnościami za wystawione faktury. W czasach kryzysowych zatory płatnicze są częstsze, a ich konsekwencją jest czasowa utrata płynności finansowej przez wiele podmiotów. Gdy jest to możliwe, można również próbować pozyskać dodatkowe środki w postaci kredytu bankowego. Rozwiązaniem wartym rozważenia jest także konsolidacja istniejących zobowiązań kredytowych, skorzystanie z opcji zwrotnego leasingu czy faktoringu – przekazanie nieprzeterminowanych faktur o odroczonym terminie płatności innemu podmiotowi w zamian za ich natychmiastową spłatę w pełnej wartości. Ceną usługi jest prowizja za usługę.
W podejmowaniu właściwych decyzji może pomóc wyspecjalizowana firma doradcza lub doświadczony księgowy. Z takich usług mogą korzystać zarówno większe podmioty, jak i właściciele mniejszych biznesów, na przykład firm internetowych. Księgowość dla sklepu internetowego nie wydaje się skomplikowaną usługą, jednak gdy pojawia się kryzys, wsparcie profesjonalnego biura rachunkowego, na przykład w kwestiach pracowniczych, jest nieocenioną pomocą.
Analiza kosztów
Jednym z pierwszych kroków, jakie powinien wykonać przedsiębiorca starający się zwiększyć płynność finansową firmy, jest analiza bieżących kosztów. Gdy z jakiegoś powodu zmniejszają się przychody, konieczne staje się przynajmniej czasowe ograniczenie wydatków. Oczywiście najtrudniej jest obniżyć stałe koszty działalności, ale w sytuacji kryzysu jest to jak najbardziej możliwe i często niezbędne.
Gdy dużym kosztem jest utrzymanie lokalu, można próbować renegocjować stawkę jego wynajmu lub poprosić o zawieszenie płatności na pewien czas. W przypadku małych firm działających w sieci można spróbować obyć się bez biura – gdy pracownicy mogą pracować zdalnie, jego utrzymywanie, zwłaszcza w sytuacji obniżenia przychodów, nie ma większego sensu. W ostateczności konieczne może okazać się zwolnienie części pracowników, ewentualnie obniżenie wymiaru czasu pracy czy skorzystanie z opcji bezpłatnych urlopów. Biura prowadzące księgowość dla sklepu internetowego czy innego rodzaju firmy działającej w sieci doradzą, jak zrobić to w sposób możliwie sprawny, najmniej uciążliwy dla pracowników i firmy oraz w pełni zgodny z obowiązującym prawem.
Sposobem na obniżenie kosztów może być również konsolidacja kilku kredytów. Spłata jednej raty zamiast kilku jest szczególnie korzystna wówczas, gdy jednocześnie mamy możliwość wydłużenia terminu spłaty. Dzięki temu rata kredytu będzie niższa i tym samym bieżący koszt utrzymania firmy automatycznie się zmniejszy.
Zatory płatnicze i windykacja należności
Problemy z płynnością finansową mogą wynikać nie tylko z gwałtownego wzrostu kosztów, nietrafionych inwestycji czy tąpnięcia sprzedaży, ale także z nieterminowego regulowania swoich zobowiązań przez dotychczasowych klientów. Gdy faktury nie są opłacane w terminie, przedsiębiorca wciąż musi uregulować wynikające z nich zobowiązania względem fiskusa. Opóźnienia w płatności faktur, zwłaszcza gdy się nawarstwiają i dotyczą kilku stałych klientów, stają się poważnym problemem, który może zakłócić działalność każdej firmy. To szczególnie niebezpieczne w przypadku mniejszych podmiotów, które nie dysponują żadną poduszką finansową – nie mają wolnych środków na pokrycie bieżących zobowiązań własnych.
Gdy opóźnienia w płatności faktur pojawiają się ze strony stałych, ważnych klientów, na początku zawsze warto spróbować się dogadać. Takiemu klientowi można wysłać przypomnienie i wyznaczyć termin spłaty zobowiązania, ewentualnie ostrzec o możliwości wpisu do rejestru dłużników. Wejście na drogę sądową to ostateczność. W pewnych sytuacjach można zdecydować się na factoring, czyli przekazanie nieprzeterminowanych faktur z odroczonym terminem płatności podmiotowi zewnętrznemu, który za prowizję natychmiast wypłaci nam ich pełną wartość. W ten sposób można otrzymać szybki zastrzyk gotówki niezbędnej do pokrycia naglących zobowiązań.
Gdy firma znajduje się w kryzysie, by poprawić płynność finansową i zmniejszyć ryzyko nieterminowego regulowania faktur przez klientów, warto zdecydować się na wyznaczanie krótszych terminów zapłaty, zawierać umowy wymagające wpłaty zaliczki lub zadatku, czy uwzględniające wypłatę kary umownej w przypadku nieterminowej zapłaty za wykonaną usługę lub sprzedany towar. To działania zwykle przynoszące szybki i pozytywny efekt, oczywiście pod warunkiem stabilnej sytuacji na rynku. Gdy dojdzie do poważnego kryzysu gospodarczego, tego typu działania mogą okazać się niewystarczające.
Dodatkowe finansowanie
Przy krótkotrwałych problemach z utrzymaniem płynności finansowej firmy, zwłaszcza gdy są one pochodną istniejących opóźnień w opłacaniu faktur przez klientów, przedsiębiorca może posiłkować się kredytem. Oczywiście nie zawsze jest to możliwe, ale gdy istnieje taka opcja, zwykle jest korzystniejszym rozwiązaniem niż redukcja zatrudnienia czy zaniechanie inwestycji.
Sposobem na dodatkowe finansowanie firmy w kryzysie może być również tzw. leasing zwrotny. Przedsiębiorca sprzedaje firmie leasingowej należące do niego maszyny czy pojazdy, pod warunkiem, że w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wciąż będzie mógł z nich korzystać. Przedsiębiorca staje się leasingobiorcą, w zamian otrzymując zastrzyk gotówki na pokrycie bieżących zobowiązań. To ciekawe rozwiązanie będące ratunkiem dla wielu firm, które dysponują własnymi maszynami i pojazdami, a które znalazły się w sytuacji kryzysowej i na chwilę utraciły płynność finansową. Zatrudniając biuro rachunkowe dla sklepu internetowego dysponującego różnorodnymi środkami trwałymi, sprawne rozliczenie kwestii związanych z leasingiem zwrotnym nie powinno być żadnym problemem.
Dobór środków mających pomóc w utrzymaniu płynności finansowej firmy powinien uwzględniać przyczyny jej utraty. Choć działania zaradcze należy wdrażać możliwie szybko, to jednak wcześniej warto przyjrzeć się czynnikom, które wywołały kryzys.
Gdy przyczyną kryzysu są zatory płatnicze, należy zmodyfikować sposób zawierania nowych umów i spróbować rozliczyć zaległe płatności. Gdy kryzys wynika z tąpnięcia sprzedaży spowodowanej przez czynniki zewnętrze, warto szukać źródeł dodatkowego finansowania i ograniczyć stałe koszty, tak by przetrwać gorszy okres. Jeśli przyczyną kłopotów jest zła inwestycja lub przeinwestowanie, można próbować konsolidować kredyty i negocjować czas ich spłaty.
