Zgodnie z ustawą z dnia 15 marca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy prawo o miarach, a także związanych z tą ustawą Rozporządzeń Ministra Finansów, od 1 stycznia 2020 roku kolejne wymienione w przepisach branże zobowiązane są do zastępowania tradycyjnych kas fiskalnych tzw. kasami fiskalnymi online. Przepisy określają podmioty, które muszą wprowadzić tego typu kasy oraz czas, w jakim należy to zrobić.
Co to jest kasa fiskalna online?
W odróżnieniu od tradycyjnych kas fiskalnych z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii kasy fiskalne online są urządzeniami wyposażonymi w rozwiązania umożliwiający im zdalne łączenie się z Centralnym Repozytorium Kas, gdzie gromadzone są wszelkie dane generowane przez kasy, w celach analitycznych i kontrolnych. W rejestrze CRK gromadzone są przede wszystkim dane z paragonów (co, ile i kiedy zostało sprzedane) oraz inne zdarzenia zapisywane w pamięci kas fiskalnych online, w tym głównie informacje o fiskalizacji kasy, wprowadzanych zmianach stawek podatku, datach wykonanych przeglądów technicznych kasy czy zmianach adresu punktu sprzedaży.
W myśl obowiązujących przepisów zastąpienie klasycznej kasy fiskalnej przez urządzenie nowej generacji, zdalnie łączące się z Centralnym Repozytorium Kas, pozwala na skorzystanie z ulgi, która wynosi 90% wartości netto kasy, ale nie więcej niż 700 zł. Jeśli prowadzisz sklep online zajmujący się sprzedażą węgla, brykietu lub podobnych paliw wytwarzanych z węgla, koksu, węgla brunatnego lub półkoksu, jesteś zobowiązany do zakupu właśnie takiej kasy. Wynajmując biuro rachunkowe dla sklepu internetowego, możesz liczyć na pomoc w korzystnym rozliczeniu zakupu nowego urządzenia, tak by nałożony przez prawo obowiązek zbyt mocno nie obciążył finansów Twojej firmy.
Podstawowym celem ustawodawcy wprowadzającego obowiązek stosowania kas fiskalnych online, najpierw przez wskazane w przepisach podmioty, a następnie stopniowo przez wszystkich płatników VAT, jest poprawa ściągalności podatków, ograniczenie nadużyć i oszustw podatkowych, a tym samym poprawa kondycji państwowych finansów. Dodatkowo nowe kasy mają pomóc w zwiększeniu akceptacji dla płatności bezgotówkowych, zapewnieniu konsumentom dostępu do pieniądza elektronicznego i elektronicznych paragonów, a także upowszechnieniu nowego standardu protokołu komunikacyjnego dla CRK dla nowych urządzeń fiskalnych oraz możliwie szybkim wycofaniu z użycia urządzeń przestarzałych, których kontrola jest mocno utrudniona.
Pierwsze firmy z kasami fiskalnymi online od stycznia 2020 roku
Właściciele stacji benzynowych, warsztatów samochodów i zakładów wulkanizacyjnych stanowili pierwszą grupę firm zobowiązanych do zastąpienia tradycyjnych kas fiskalnych z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii przez nową generację kas fiskalnych online. Zgodnie z obowiązującymi przepisami przedsiębiorcy prowadzący tego typu działalność powinni wyposażyć się w kasy fiskalne online już od 1 stycznia 2020 roku. W tym samym roku (od 1 lipca 2020 roku) obowiązek wymiany starych kas na urządzenia łączące się zdalnie z Centralnym Repozytorium Kas miał objąć kolejne branże – gastronomię, branżę hotelarską i podmioty handlujące węglem oraz innymi paliwami stały wytwarzanymi z węgla lub jego pochodnych, ale w związku z pandemią koronawirusa Minister Finansów wydał nowe rozporządzenie przesuwające ten termin na 1 stycznia 2021 roku.
Jakie firmy muszą stosować kasy fiskalne online od 1 stycznia 2021 roku?
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 10 czerwca 2020 roku w sprawie przedłużenia terminów prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kas online od 1 stycznia 2021 roku dotyczy:
- świadczenia usług związanych z wyżywieniem, wyłącznie świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz usług w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania;
- sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu.
W kasy fiskalne online od stycznia 2021 roku powinny wyposażyć się zatem firmy z branży gastronomicznej i hotelarskiej oraz podmioty zajmujące się sprzedażą węgla, brykietu lub pochodnych paliw stałych.
Zgodnie z rozporządzeniem kolejną grupą podmiotów gospodarczych zobowiązanych do wymiany tradycyjnych kas fiskalnych z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii na urządzenia nowej generacji, łączące się zdalnie z Centralnym Repozytorium Kas, od 1 lipca 2021 roku będą przedsiębiorstwa świadczące usługi fryzjerskie, kosmetyczne, prawnicze i budowlane. Obowiązek stosowania kas fiskalnych online ma dotyczyć również lekarzy i stomatologów oraz właścicieli obiektów służących poprawie kondycji fizycznej – wyłącznie w zakresie wstępu do takich obiektów. Co ważne, na razie inne podmioty nie muszą stosować kas fiskalnych online – wymiana tradycyjnych kas fiskalnych z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii ma przebiegać w sposób naturalny. Starych urządzeń nie będzie można już kupić, a tym samym aktualnie używane urządzenia będą stopniowo zastępowane sprzętem nowej generacji, sprzężonym z systemu CRK.
Kasy fiskalne z papierowym zapisem kopii zostały wycofane ze sprzedaży już w 2019 roku. Urządzenia rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii mają być jeszcze dostępne na rynku do końca 2022 roku. Od 2023 roku w sprzedaży mają znajdować się już tylko i wyłącznie urządzenia zdolne do przesyłania informacji do Centralnego Repozytorium Kas z wykorzystaniem sieci teleinformatycznej – Internetu. Zatem już wkrótce jedynym sprzętem dostępnym w sprzedaży będą kasy fiskalne online i każda firma, która będzie chciała wymienić uszkodzone lub zużyte urządzenie na nowe, będzie musiała zainwestować w sprzęt nowego typu.
Dla podmiotów objętych obowiązkiem stosowania od 1 stycznia 2021 roku nowej generacji kas fiskalnych wprowadzona została pewna alternatywa. Są nią tzw. kasy wirtualne, czyli rodzaj aplikacji mobilnej, z której można korzystać przy pomocy smartfon lub tabletu. To rozwiązanie zastępcze, dopuszczalne, aczkolwiek nieobowiązkowe – przedsiębiorca ma prawo skorzystać z takiego rozwiązania, jeśli nie chce na razie kupować fizycznej kasy fiskalnej online. Możliwość stosowania kas wirtualnych (oprogramowania) weszła w życie 1 czerwca 2020 roku. Warto jednak pamiętać, że taka aplikacja musi spełniać szereg wymogów i uzyskać akceptację – certyfikat Głównego Urzędu Miar. Tylko certyfikowana aplikacja stanowi alternatywę dla fizycznej kasy fiskalnej online.
Jakie formalności wiążą się z zakupem kasy fiskalnej online?
Podobnie jak w przypadku wcześniej stosowanych urządzeń fiskalnych, kupując sprzęt nowej generacji – kasę fiskalną online, należy spełnić szereg wymagań. Po pierwsze wybrane przez nas urządzenie rejestrujące musi posiadać akceptację Głównego Urzędu Miar – kupujemy wyłącznie sprzęt certyfikowany, który można podłączyć do Centralnego Repozytorium Kas. Po drugie musimy podpisać umowę z serwisantem, który będzie odpowiadał za podłączenie, wprowadzanie ewentualnych zmian czy naprawę urządzenia. Po trzecie musimy zapewnić stałe i bezpieczne połączenie z Internetem – kupujemy kasę fiskalną ze złączem LAN/Ethernet, modułem WiFi lub Bluetooth, ewentualnie z kartą SIM i systemem łączności 3G lub 4G. Na rynku dostępnych jest wiele modeli kas fiskalnych online przystosowanych do łączności teleinformatycznej z CRK – wystarczy zamówić sprzęt dopasowany do potrzeb swojej firmy. W końcu po czwarte należy dokonać instalacji i fiskalizacji wybranego modelu kasy, w obecności serwisanta. Prawidłowo podłączone urządzenie z dostępem do Internetu będzie automatycznie łączyło się z Centralnym Repozytorium Kas i przekazywało wszelkie rejestrowane transakcje oraz inne zapisywane w jego pamięci informacje.
Jeśli nie masz pewności, czy już dziś masz obowiązek korzystania z kasy fiskalnej online, skonsultuj się z biurem prowadzącym dla Ciebie księgowość sklepu internetowego. Gdy dopiero rozpoczynasz działalność, już dziś warto rozważyć możliwość zakupu urządzenia nowej generacji, tym bardziej że urządzenia rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii będą dostępne w sprzedaży już tylko przez niecałe dwa lata – do końca 2022 roku.
