Jak obniżyć koszty prowadzenia e-sklepu? Kilka pomysłów!

Optymalizacja kosztów poprzez szukanie rozsądnych oszczędności jest najprostszym sposobem na poprawę firmowych finansów w możliwie krótkim czasie. Niekiedy wystarczy zmiana lokalizacji czy zatrudnienie tańszego biura rachunkowego odpowiedzialnego za księgowość sklepu internetowego (gdy taką formę działalności prowadzisz), by zyskać kilkaset złotych miesięcznie. To dla niewielkiej firmy pokaźna kwota, którą można korzystnie zainwestować, chociażby w reklamę.

Istnieje wiele sposób na optymalizację działalności poprzez redukcję kosztów jej prowadzenia. W przypadku handlu internetowego będą one nieco inne niż w odniesieniu do firm prowadzących sprzedaż stacjonarną, zajmujących się świadczeniem usług czy działalnością produkcyjną. Jednak w obu przypadkach najłatwiejszym sposobem na szybkie obniżenie kosztów jest redukcja zatrudnienia lub zmiana siedziby firmy. Oczywiście nie zawsze jest to możliwe, a nawet celowe. Dlatego warto skupić się na nieco innych, mniej oczywistych działaniach, które co prawda nie przyniosą tak spektakularnych oszczędności, ale w dłuższym czasie pozytywnie wpłyną na bilans finansowy każdej firmy. W odniesieniu do e-sklepów takimi działaniami są m.in. wybór abonamentowego oprogramowania typu SaaS, dropshipping, negocjacje z firmami kurierskimi, powierzenie księgowości sklepu internetowego firmie oferującej atrakcyjne stawki oraz outsourcing innych usług na korzystnych dla Ciebie warunkach – pamiętaj, że rynek e-commerce jest niezwykle konkurencyjny i bez problemu znajdziesz firmy, które określoną usługę mogą wykonać lepiej, a niejednokrotnie również taniej.

Oprogramowanie sklepu internetowego w abonamencie

Wybór odpowiedniej platformy do założenia sklepu internetowego to klucz do wygody jego prowadzenia, bezpieczeństwa transakcji i danych klientów. Choć wielu początkujących przedsiębiorców kusi myśl o zakupie gotowego oprogramowania na własność, to jednak w praktyce jest to pozorna oszczędność.

Decydując się na skorzystanie z oprogramowania jako usługi SaaS, w ramach abonamentu zyskujemy dostęp do stabilnego serwera z odpowiednimi zabezpieczeniami, profesjonalną obsługę techniczną i stałymi aktualizacjami, dzięki czemu nigdy nie zostaniemy w tyle za konkurencją – co pewien czas pojawiają się nowe funkcje, w które możesz wyposażyć swój sklep, dzięki czemu ma on stale aktualną formę podążającą za rynkowymi zmianami.

Największą korzyścią oprogramowania w chmurze jest bezpieczeństwo, brak konieczności ponoszenia dodatkowych wydatków na serwer i obsługę informatyczną. Jeśli nie znasz się na informatyce i nie masz zdolności graficznych, wybór platformy działającej na zasadzie chmury obliczeniowej jest rozwiązaniem zdecydowanie wygodniejszym i w perspektywie czasu tańszym niż wykupienie oprogramowania na własność. Poza tym warto pamiętać, że abonament za dostęp do oprogramowania sklepu internetowego to koszt, który można wykorzystać do zmniejszenia należnych podatków. Dobra księgowa dla sklepu internetowego może zdziałać więcej niż pozorne oszczędności na pracownikach czy jakości obsługi klientów.

Dropshipping

To specyficzny model logistyczny coraz częściej i chętniej stosowany w handlu internetowym, którego istotą jest przeniesienie części lub wszystkich procesów związanych z magazynowaniem, pakowaniem, wysyłką towarów oraz obsługą zwrotów ze sprzedającego na dostawcę – magazyn lub hurtownię. W takim modelu nie trzeba wynajmować własnego magazynu, wyposażać go i zatrudniać pracowników odpowiedzialnych za przyjmowanie towaru, jego późniejsze pakowanie i wysyłkę. Właściciel sklepu zajmuje się jedynie sprzedażą, obsługą klientów (kontakty z klientami) i marketingiem.

Dropshipping to jedna z popularnych form współpracy sklepów internetowych prowadzących sprzedaż za granicę, z Amazon – towar dostarczany jest do lokalnego magazynu Amazon, a za resztę czynności związanych z jego dostawą do klientów odpowiada już amerykańska firma. Oczywiście decydując się na skorzystanie z jakieś formy dropshippingu trzeba liczyć się z dodatkowymi kosztami. Ostatecznie usługi magazynowania, pakowania, wysyłki towarów i przyjmowania zwrotów kosztują – płacimy za nie co miesiąc. W praktyce, zwłaszcza w przypadku konieczności zatrudniania pracowników, wynajęcia powierzchni magazynowej i jej wyposażenia, dropshipping zwykle okazuje się tańszą opcją. Poza tym jest zdecydowanie wygodniejszy, zdejmując z barków właściciela sklepu mnóstwo obowiązków.

Co warte podkreślenia, księgowość sklepu internetowego, który korzysta z dropshippingu, jest mniej skomplikowana niż w przypadku samodzielnego zarządzania wszystkimi procesami logistycznymi. Za wykonane usługi co miesiąc wystawiana jest faktura, którą traktuje się jak koszt – nie trzeba zajmować się kwestiami związanymi z płacami, składkami ubezpieczeniowymi, urlopami czy w końcu umowami podpisywanymi z zatrudnianymi przez sklep pracownikami. W modelu z elementami dropshippingu księgowość dla sklepu internetowego staje się zatem mniej problematyczna i czasochłonna, a to w przypadku outsourcingu usług księgowych, w sposób naturalny może wiązać się z ich niższą ceną.

Mniejsze koszty nadawania paczek

Choć ten element w bezpośredni sposób nie jest związany z kosztami prowadzenia sklepu internetowego, bo za przesyłkę towaru płaci klient, to jednak w praktyce większość firm handlujących w sieci zapewnia opcję darmowej wysyłki przy zakupach powyżej określonej kwoty. W związku z tym wynegocjowanie niższych stawek za odbiór przesyłek jest zawsze korzystną opcją, która może przynieść znaczące oszczędności, zwłaszcza jeśli sklep prowadzi sprzedaż za granicę. Oczywiście negocjowanie stawek za nadawanie paczek jest możliwe jedynie w przypadku większego wolumenu wysyłek, w związku z czym nie skorzystają z tego mniejsze e-sklepy. Wciąż można jednak poszukiwać dostawcy, który zaoferuje atrakcyjniejszą stawkę. Warto również pamiętać, że dla klienta sklepu internetowego cena przesyłki jest częścią ceny zamawianego towaru, w związku z czym obniżenie kosztu nadania paczki może również pomóc w zwiększeniu sprzedaży.

Jeśli chcesz zaoszczędzić na nadawaniu paczek, możesz skorzystać z usług firm pośredniczących – serwisów usług kurierskich, które oferują korzystniejsze ceny. Oczywiście można również korzystać z coraz popularniejszych paczkomatów i samodzielnie nadawać przesyłki, ale w przypadku większych sklepów internetowych jest to rozwiązanie niepraktyczne, wymagające poświęcenia dużej ilości czasu. Ciekawą opcją na obniżenie ceny przesyłek może być również wybór dostaw do punktu innego niż paczkomat. Na rynku jest coraz większa konkurencja, w związku z czym dostawy do kiosków Ruchu czy sklepów sieci Żabka mogą okazać się znacznie atrakcyjniejszą opcją niż ich wysyłka przez tradycyjne firmy kurierskie.

Księgowość sklepu internetowego

Zamiast zatrudniać księgową na etat lub jego część, zdecydowanie oszczędniejszym sposobem na prowadzenie rachunków małej i średniej wielkości firmy, zwłaszcza jednoosobowej działalności gospodarczej jest wynajęcie biura, które poprowadzi księgowość dla sklepu internetowego. W przypadku przedsiębiorców samodzielnie rozliczających podatki zatrudnienie biura rachunkowego dla sklepu internetowego również może być korzystną opcją. Choć w związku z tym firma ponosi dodatkowe koszty, to jednak może uniknąć niebezpieczeństwa wpadnięcia w spór z fiskusem. Przepisy ciągle ewoluują i nie każdy nadąża za zmianami, a to prosta droga do pomyłek czy niedopełnienia określonych formalności, co może pociągnąć za sobą znaczące koszty dla firmy – zatargi z fiskusem są nie tylko uciążliwe, ale wiążą się również ryzykiem dużych kar finansowych, które mogą zrujnować nawet dobrze prosperujący biznes.

Wynajmując biuro rachunkowe dla sklepu internetowego, nie tylko ograniczamy ryzyko ponoszenia dodatkowych kosztów związanych z ewentualnymi błędami w prowadzeniu firmowych rozliczeń z Urzędem Skarbowym czy ZUS, ale także zyskujemy możliwość efektywniejszego zarządzania kosztami czy optymalizacji podatkowej przez wybór korzystniejszej, z punktu widzenia prowadzonego przez nas biznesu, formy rozliczania się z podatków. Profesjonalne biuro może pomóc również w prowadzeniu biznesu za pośrednictwem międzynarodowych platform sprzedaży internetowej, chociażby takich jak Amazon czy eBay. Warto pamiętać, że sprzedaż wysyłkowa za granicę wiąże się z nowymi obowiązkami. W związku z tym księgowość Amazon najlepiej powierzyć firmie, która się na tym zna i ma doświadczenie w prowadzeniu tego typu rozliczeń.

Outsourcing innych usług

Z punktu widzenia kosztów działalności małego sklepu internetowego delegowanie pewnych zadań firmom zewnętrznym może wydawać się nieracjonalne i nieopłacalne. W praktyce może przynieść jednak znaczące korzyści i oszczędności. Poza wspomnianymi usługami księgowymi dla sklepu internetowego zewnętrznym podmiotom można powierzyć również kwestie związane z marketingiem czy szeroko pojętą obsługą informatyczną. Szczególnie warte uwagi są zadania delegowane firmom odpowiedzialnym za reklamę sklepu.

Samodzielne prowadzenie kampanii reklamowych przez popularne Google Ads (dawne AdWords), wykupywanie reklam produktowych w różnych mediach społecznościowych i serwisach sprzedażowych potrafi generować olbrzymie koszty przy jednoczesnej, stosunkowo niskiej efektywności (nieumiejętne działania nie wpływają znacząco na wzrost sprzedaży). Delegowanie tego typu zadań wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej oczywiście kosztuje, ale finalnie ten koszt zwykle okazuje się niższy niż nieudolne działania reklamowe prowadzone na własną rękę. Zwykle forma współpracy sklepu z taką firmą ma charakter abonamentowy, a faktura za usługę staje się kosztem, który można wykorzystać do zmniejszenia wysokości należnego podatku (gdy nie korzystamy z ryczałtu, tylko z innej formy rozliczania się z fiskusem, umożliwiającej dokonywanie takich odliczeń).

Oczywiście oprócz wymienionych sposobów na ograniczenie kosztów prowadzenia e-sklepu z pewnością istnieje jeszcze wiele innych. Ostatecznie każdy przedsiębiorca ma własne tricki, do których dochodzi wraz ze zdobywanym doświadczeniem. Niestety nie każdy chce się nimi dzielić. Warto jednak korzystać ze sprawdzonych, dostępnych sposobów na redukcję kosztów codziennej działalności internetowego sklepu, dzięki czemu można stawać się bardziej konkurencyjnym i zarabiać więcej pieniędzy.