WjW-poprawna1

Jak udokumentować zakup produktu od osoby prywatnej?

Przedsiębiorcy prowadzący działalność handlową w sieci, na przykład podmioty zajmujące się sprzedażą rękodzieła artystycznego, część oferowanych przez siebie produktów mogą pozyskiwać nie tylko ze sklepów, hurtowni czy od innych podmiotów gospodarczych, ale także od osób prywatnych, które nie prowadzą działalności, w związku z czym nie wystawiają rachunków czy faktur. W jaki sposób rozliczać takie transakcje i jak je poprawnie księgować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów?

Księgowanie zakupów od osób prywatnych

Zgodnie z obowiązującym prawem każde zdarzenie gospodarcze związane z prowadzoną działalnością gospodarczą powinno zostać odpowiednio udokumentowane. W przypadku podmiotów stosujących uproszczoną księgowość, rozliczających się przy pomocy podatkowej księgi przychodów i rozchodów, należy dokumentować wszystkie przychody, zakupy towarów handlowych i materiałów podstawowych oraz koszty uboczne związane z ich zakupem, a także wszelkie wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą (wynagrodzenia i inne wydatki). W związku z tym również zakup towarów handlowych lub materiałów podstawowych od osób prywatnych, które nie wystawiają rachunków czy faktur, powinien zostać zaksięgowany w księdze przychodów i rozchodów. Pojawia się zatem pytanie, jak zrobić to w prawidłowy sposób?

Dokument wewnętrzny czy umowa sprzedaży?

Istnieją dwie podstawowe metody księgowania zakupu towarów handlowych i materiałów podstawowych od osób prywatnych. Przedsiębiorca może przygotować dokument wewnętrzny potwierdzający zakup towaru – warto jednak pamiętać, że skorzystanie z tego typu rozwiązania jest zawężone jedynie do specyficznych sytuacji opisanych w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W zdecydowanej większości przypadków księgowanie zakupu towarów od osób prywatnych dokonywane jest na podstawie umów sprzedaży. W przygotowaniu poprawnego szablonu takiej umowy może pomóc każde profesjonalne biuro rachunkowe prowadzące księgowość sklepu internetowego, zwłaszcza gdy jest to sklep zajmujący się sprzedażą towarów pozyskiwanych od osób prywatnych.

Kiedy można skorzystać z dokumentu wewnętrznego?

W celu ograniczenia możliwych nadużyć podatkowych ustawodawca zawęził możliwość wystawiania dokumentów wewnętrznych potwierdzających zakup towarów jedynie do kilku szczególnych przypadków. Zgodnie z paragrafem 14 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów dokumentem wewnętrznym można księgować m.in.:

  • zakupy bezpośrednio od krajowych producentów lub hodowców produktów roślinnych lub zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeśli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych, przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
  • zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Kwalifikacji Wyrobów i Usług (PKWiU) surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów;
  • zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;
  • zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
  • wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika.

Lista możliwych sytuacji, w których potwierdzeniem zakupu towaru od osób fizycznych lub sprzedaży samodzielnie wyprodukowanych dóbr może być dokument wewnętrzny jest bardzo krótka. Przed skorzystaniem z możliwości wystawienia tego typu dokumentu zawsze warto skonsultować się z biurem rachunkowym, tak by uniknąć późniejszych problemów z Urzędem Skarbowym. Księgowość sklepu internetowego oferującego towary pozyskiwane od osób prywatnych wymaga szczególnej uwagi i stosowania odpowiednich dokumentów księgowych. Warto o tym pamiętać, korzystając z usług profesjonalnych księgowych.

Umowa sprzedaży – podstawowy dokument potwierdzający nabycie towarów od osoby fizycznej

W związku z tym, że księgowanie transakcji z osobami prywatnymi przy pomocy dokumentów wewnętrznych ogranicza się jedynie do dość wąskiego katalogu towarów, w zdecydowanej większości sytuacji przedsiębiorca z takiego rozwiązania w ogóle nie będzie mógł skorzystać – oczywiście w przypadku wątpliwości można zasięgnąć opinii biura rachunkowego, które prowadzi księgowość sklepu internetowego. W praktyce znacznie popularniejszym i wygodniejszym sposobem na księgowanie takich transakcji jest podpisanie tradycyjnej umowa sprzedaży.

Jeśli jednak umowa sprzedaży ma mieć wartość dowodu księgowego, musi zawierać wymagane przez ustawodawcę, ściśle określone informacje. W innym przypadku skorzystanie z tego typu dokumentu przy wypełnianiu podatkowej księgi przychodów i rozchodów będzie nieuprawnione.

W treści umowy sprzedaży powinna znaleźć się informacja o stronach uczestniczących w operacji handlowej (nazwy i adresy), dacie sporządzenia umowy, ewentualnie dacie faktycznego zakupu, gdy jest ona inna niż data sporządzenia umowy, a także informacja o przedmiocie umowy, jego wartości, ewentualnie ilości, gdy można przedstawić ją w jednostkach naturalnych. Poza tym umowa sprzedaży zawsze powinna zostać potwierdzona podpisami obu stron i sporządzona w dwóch egzemplarzach (po jednym dla każdej strony).

Tak przygotowany dokument staje się podstawą do przyszłego rozliczenia podatków. Wynajmując biuro rachunkowe dla sklepu internetowego, można poprosić o przygotowanie wzoru takiego dokumentu – umowy sprzedaży, co pomoże w prowadzeniu księgowości firmy, zwłaszcza jeśli część towarów handlowych pozyskiwana jest od osób fizycznych, które nie wystawiają rachunków czy faktur. Oczywiście umowę sprzedaży można przygotować samodzielnie. Korzystając z jednolitego wzoru, podpisywanie takich umów jest jednak znacznie wygodniejsze. Umiejętnie sporządzone umowy sprzedaży są również prostsze w księgowaniu.

Zobowiązania podatkowe

Warto pamiętać, że zakup towarów handlowych od osoby fizycznej, których wartość jest wyższa niż 1000 zł, powoduje u nabywcy powstanie zobowiązania podatkowego z tytułu podatku od czynności cywilnoprawnych. To tzw. podatek od wzbogacenia, którego stawka wynosi 2%. Taki podatek należy wpłacić do właściwego Urzędu Skarbowego w ciągu 14 dni od momentu zawarcia umowy sprzedaży (od wskazanej w umowie daty faktycznego zakupu towaru). Należy również pamiętać o złożeniu do Urzędu Skarbowego formularza PCC-3, w którym umieszczamy informację o rodzaju i wartości zakupionego towaru, od której naliczany jest podatek. Zatrudniając profesjonalne biuro rachunkowe, które poprowadzi księgowość dla sklepu internetowego, oczywiście można zlecić mu przygotowanie takich dokumentów i ich wysłanie do właściwego Urzędu Skarbowego.

Zakup towarów handlowych od osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, rodzi problemy ze stosowaniem odliczeń podatku VAT. Jeśli zakup towarów handlowych dokumentujesz przy pomocy dokumentów wewnętrznych lub umów sprzedaży, automatycznie nie masz możliwości odliczania za nie VAT. To niekorzystne rozwiązanie, w związku z czym większość przedsiębiorców, gdy tylko może, towary handlowe stara się pozyskiwać od podmiotów prowadzących działalność gospodarczą – wystawiających faktury.

Choć zakup towarów handlowych od osób prywatnych nie jest sytuacją częstą, to jednak w pewnych branżach takie transakcje się zdarzają – dobrym przykładem jest rękodzieło artystyczne. Wówczas dla zachowania poprawnej księgowości, przy rozliczaniu się przy pomocy podatkowej księgi przychodów i rozchodów, przedsiębiorca ma dwie możliwości dokumentowania takich transakcji. Najprostszym z nich są umowy sprzedaży, ale w pewnych sytuacjach można posiłkować się również dokumentami wewnętrznymi.