JKi-pexels-mikhail-nilov-6963847

Jak założyć sklep internetowy? Kwestie formalne i prawne.

Internetowy biznes kusi perspektywami dużych zarobków i szerokich możliwości rozwoju. W związku z tym, że otwarcie sklepu internetowego jest znacznie tańsze i dużo łatwiejsze niż założenie jego tradycyjnej wersji stacjonarnej, wiele osób decyduje się na rozpoczęcie swojej przygody z biznesem właśnie od takiej formy działalności. Co jest potrzebne do założenia takiego sklepu? Jakie kwestie formalno-prawne należy spełnić, by móc działać w pełni legalnie, zgodnie z obowiązującymi przepisami?

Formalna rejestracja działalności

Pomijając kwestie techniczne związane z koniecznością rejestracji domeny, wyboru oprogramowania do prowadzenia sklepu internetowego i przygotowania samego serwisu, przed rozpoczęciem legalnej działalności handlowej trzeba ją najpierw zarejestrować. Sklep internetowy, podobnie jak każdy inny rodzaj biznesu, podlega obowiązkowi rejestracji, co wiąże się z koniecznością załatwienia określonych formalności i nakłada na właściciela szereg nowych obowiązków.

Gdy sklep internetowy jest pierwszym biznesem, należy założyć nową działalność gospodarczą. Gdy jest rozwinięciem już istniejącego biznesu, wystarczy dokonać zmiany we wpisie do aktualnej działalności, dodając do niej dodatkowy numer PKD (Polska Kwalifikacja Działalności).

Zakładanie firmy – podstawy

Dzięki licznym uproszczeniom założenie nowej firmy nie zajmuje wiele czasu. Mając dostęp do bankowości internetowej i zakładając profil zaufany, wszelkie formalności związane z rejestracją sklepu internetowego można dopełnić w sposób zdalny, bez wychodzenia z domu, przez Internet. Co musisz zrobić?

  • Wybrać formę organizacyjną i prawną prowadzenia działalności – jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka cywilna, jawna, komandytowa, komandytowo-akcyjna, z ograniczoną odpowiedzialnością lub akcyjna.
  • Złożyć wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Przy wyborze innej formy działalności niż jednoosobowa działalność gospodarcza lub spółka cywilna, spółkę należy zarejestrować w KRS. W zgłoszeniu do CEIDG zawarte są wszelkie informacje na temat Twojej nowej firmy.
  • Jeśli chcesz być czynnym płatnikiem VAT, najpóźniej dzień przed rozpoczęciem prowadzenia działalności musisz złożyć do Urzędu Skarbowego wniosek na druku VAT-R.
  • Gdy zamierzasz zatrudnić pracowników, musisz to zgłosić do Państwowej Inspekcji Pracy.
  • Gdy zamierzasz handlować żywnością, wówczas istnieje potrzeba uzyskania opinii od Państwowej Inspekcji Sanitarnej lub Sanitarno-Epidemiologicznej.

Co ważne, procedury związane z uzyskaniem numeru REGON, zgłoszeniem do ZUS i US, włącznie z wyborem formy opodatkowania, realizowane są obecnie na podstawie wniosku CEIDG-1. Dzięki temu wypełniając jeden wniosek, wszelkie pozostałe czynności realizowane są niejako automatycznie, co skraca całą procedurę i zdecydowanie ją upraszcza. Dzięki temu swój pierwszy biznes – sklep internetowy – można założyć niemal w jeden dzień.

Wybór prawnej formy działalności

W przypadku małych sklepów internetowych, zwłaszcza gdy jest to pierwszy biznes, najczęściej wybieraną formą działalności, jest jednoosobowa działalność gospodarcza. To idealny wybór, gdy działalność ma być prowadzona osobiście. Oczywiście właściciel takiej firmy ma wciąż możliwość zatrudniania pracowników. Księgowość sklepu internetowego działającego w takiej formie prawnej jest najmniej skomplikowana i daje możliwość samodzielnego wyboru jednej z trzech dostępnych form opodatkowania.

Alternatywą dla jednoosobowej działalności gospodarczej, gdy sklep internetowy ma być wspólnym biznesem dwóch lub więcej osób, jest spółka cywilna, ewentualnie inny rodzaj spółki. W przypadku innych spółek niż cywilna, księgowość dla sklepu internetowego może wymagać prowadzenia pełnej księgowości, co zwykle wiąże się z koniecznością zatrudnienia księgowej. Takie formy działalności sprawdzają się tylko w przypadku dużych biznesów. Przy zakładaniu niewielkich sklepów, najczęściej wybieraną formą działalności jest działalność jednoosobowa, ewentualnie spółka cywilna.

Wybór formy opodatkowania

Decydując się na założenie sklepu internetowego jako jednoosobowej działalności gospodarczej, ewentualnie spółki cywilnej, możesz wybierać pomiędzy trzema sposobami jej opodatkowania. Możesz zdecydować się na:

  • opodatkowanie na zasadach ogólnych według skali podatkowej;
  • podatek liniowy;
  • ryczałt.

Wybór określonej formy opodatkowania ma zasadniczy wpływ na prowadzenie późniejszych rozliczeń z Urzędem Skarbowym. Dlatego przed podjęciem tego typu decyzji, warto dobrze się nad nią zastanowić lub skorzystać z usług doradczych wyspecjalizowanej firmy. Zatrudniając biuro rachunkowe dla sklepu internetowego, łatwiej wybrać optymalną formę opodatkowania, a później prowadzić bieżące rozliczenia finansowe z US i ZUS.

Dla osób, którym zależy na ograniczeniu wszelkich formalności związanych z rozliczaniem podatków do minimum, najciekawszą wyborem, jeśli chodzi o formę opodatkowania, wydaje się ryczałt. W przypadku działalności handlowej ryczałt wynosi zaledwie 3%, a zatem podatek jest niewielki. Trzeba jednak pamiętać, że przy ryczałcie nie ma możliwości rozliczania kosztów, a zatem na przykład wydatki ponoszone na reklamę sklepu, nie mają wpływu na wielkość koniecznego do zapłacenia podatku.

Niestety nie każdy przedsiębiorca ma możliwość skorzystania z ryczałtu. Z wyboru takiej formy opodatkowania wykluczone są podmioty prowadzące apteki, zajmujące się kupnem i sprzedażą wartości dewizowych (kantory), handlujące częściami i akcesoriami motoryzacyjnymi (do pojazdów mechanicznych), zajmujące się wytwarzaniem wyrobów objętych akcyzą, z wyjątkiem wytwarzania energii elektrycznej z odnawialnych źródeł. Warto również pamiętać, że stosowanie ryczałtu dotyczy tylko tych firm, których roczny przychód nie przekracza 2 mln euro. Stosowanie ryczałtu jest również ograniczone w przypadku części przedsiębiorców, którzy podejmują prowadzenie działalności w roku podatkowym po zmianie wykonywanej działalności, na przykład przechodzą z samodzielnej działalności na spółkę z małżonkiem.

Gdy sklep jest niewielki, a planowane dochody nie mają być większe niż limit wyznaczany przez pierwszy próg podatkowy (około 85 tys. zł.), wówczas korzystniejszym rozwiązaniem niż ryczałt może być rozliczanie się na zasadach ogólnych według skali podatkowej. Wówczas istnieje możliwość rozliczania różnego rodzaju kosztów, na przykład wydatków ponoszonych na utrzymanie sklepu i jego reklamę, a także korzystania z ulg, takich jak ulga prorodzinna czy z możliwości wspólnego rozliczania się ze współmałżonkiem.

Jeśli planowane dochody sklepu mają być wyższe, co wiązałoby się z ryzykiem wejściem na drugi próg podatkowy (32%), wówczas korzystniejszym rozwiązaniem jest opodatkowanie podatkiem liniowym 19%. To dobre rozwiązanie dla większych sklepów, które osiągają duże dochody, ale i generują spore koszty, w przypadku których stosowanie ryczałtu lub opodatkowania na zasadach ogólnych jest zwyczajnie nieopłacalne. Decydując się na podatek liniowy, księgowość sklepu internetowego będzie bardziej skomplikowana niż w przypadku ryczałtu, ale zapewni możliwość korzystnego rozliczania kosztów.

Zgłoszenie do VAT

Otwierając sklep internetowy, najpóźniej dzień przed rozpoczęciem działalności, należy do Urzędu Skarbowego złożyć wniosek VAT-R. Na jego podstawie przedsiębiorca jest rejestrowany jako czynny podatnik VAT lub jako osoba zwolniona z konieczności opłacania tego podatku. Ta druga okoliczność zachodzi wówczas, gdy podatnik zamierza sprzedawać produkty nienależące do kategorii towarów uniemożliwiających dokonanie takiego zwolnienia (towarami, które wymagają wpisania się jako czynny płatnik VAT są m.in. metale szlachetne). Ze zwolnienia z VAT mogą korzystać także osoby otwierające nową firmę lub przedsiębiorcy już prowadzący działalność, gdy ich przychód w obecnym i poprzednim roku nie przekroczył kwoty 200000 zł.

Zwolnienie z VAT może być korzystną opcją dla osób zakładających niewielkie sklepy internetowe, które nie generują dużych kosztów. Takie rozwiązanie może zainteresować m.in. właścicieli sklepów internetowych z rękodziełem – samodzielnie wytwarzane towary, których przygotowanie nie wymaga stosowania drogich materiałów, którzy oferują swoje wyroby głównie odbiorcom detalicznym. Gdy sklep internetowy generuje duże obroty, sprzedaje towary pozyskiwane od producentów lub z hurtowni, ponosi duże wydatki na reklamę, utrzymanie serwerów czy oprogramowanie, wówczas korzystniejszą opcją wydaje się od razu zarejestrowanie się jako czynnego płatnika VAT. Księgowość dla sklepu internetowego, którego właściciel jest czynnym vatowcem, jest nieco bardziej pracochłonna, ale i korzystniejsza ze względu na możliwość stosowania odliczeń.

Działalność nierejestrowana

Co ważne, w myśl przepisów obowiązujących od 30.04.2018, istnieje również możliwość prowadzenia działalności nierejestrowanej – nie trzeba płacić składek ZUS, zgłaszać działalności do Urzędu Skarbowego i GUS, a także do ewidencji przedsiębiorców (CEIDG). Przy takiej formie działalności miesięczny przychód osiągany przez sklep internetowy nie może być jednak wyższy niż połowa pensji minimalnej, czyli 1400 zł. To niewiele, zwłaszcza że jest to przychód, a nie dochód. Prowadzenie działalności nierejestrowanej może być jednak dobrym pomysłem na dodatkowy zarobek dla osób zajmujących się rękodziełem, które w sklepie internetowym zamierzają sprzedawać wyłącznie produkty własne. Należy jednak pamiętać, że nawet prowadząc działalność nierejestrowaną, trzeba prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży, rozliczać przychody w PIT-36 według skali podatkowej, a także przestrzegać praw konsumentów (m.in. prawo do reklamacji i zwrotu) i na żądanie wystawiać rachunek lub fakturę.

Prawne wymogi działania sklepu internetowego

Poza kwestiami formalnymi związanymi z rejestracją działalności gospodarczej, codzienne funkcjonowanie sklepu internetowego musi być również zgodne z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa, zwłaszcza w zakresie ochrony praw konsumentów. Dlatego przed uruchomieniem internetowej wersji sklepu, należy zadbać o stworzenie dedykowanego mu regulaminu, który będzie regulował wszelkie kwestie związane z warunkami i zasadami sprzedaży. Należy również wdrożyć odpowiednie zasady polityki prywatności, zgodne z regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych (RODO).

Regulamin sklepu

To zbiór informacji na temat sklepu, określający zasady i warunki sprzedaży oraz prawa konsumentów. W jego treści powinny znaleźć się informacje o dostępnych systemach płatności i metodach dostawy, możliwości i procedurze zwrotów, postępowaniu reklamacyjnym, a także o ogólnych obowiązkach i prawach przysługujących zarówno sprzedawcy (właścicielowi sklepu), jak i klientowi. W regulaminie głównym lub regulaminach dodatkowych powinny znaleźć się również zapisy na temat usług świadczonych przez sklep – większość sklepów tworzy konta klientów, wydaje newslettery czy prowadzi różnego rodzaju programy lojalnościowe. Z punktu widzenia prawa są to usługi, w związku z czym zasady ich świadczenia, ich opis i zakres obowiązywania, także powinny zostać szczegółowo opisane i umieszczone w odpowiednim regulaminie.

Polityka prywatności i ochrona danych osobowych

Prowadzenie sklepu internetowego w nierozerwalny sposób wiąże się z koniecznością przetwarzania danych osobowych klientów. Tego typu dane są niezbędne chociażby do wysyłania zamówionych produktów czy rozpatrywania reklamacji. W związku z tym każdy sklep musi informować klienta o gromadzeniu tego typu informacji i uzyskać do tego jego zgodę. Dane muszą być chronione i nie można wykorzystywać ich do innych celów niż te związane z obsługą klienta, na które wyraził on zgodę.

Kwestie związane z polityką prywatności (pliki cookies) i ochroną danych osobowych (RODO) są niezwykle złożone. Na szczęście większość platform służących zakładaniu i obsłudze sklepów internetowych oferuje gotowe rozwiązania, które znacząco ułatwiają wdrożenie tego typu rozwiązań w sklepach, bez konieczności zatrudniania prawników. Trzeba jedynie pamiętać o umieszczeniu odpowiednich informacji na ten temat na stronie sklepu i przestrzeganiu zapisanych w nich zasad postępowania. Klient musi mieć również prawo do usunięcia swoich danych i związana z tym procedura również powinna zostać dokładnie opisana oraz umieszczona w odpowiedniej zakładce, na przykład pt. Polityka prywatności.

Choć kwestie formalno-prawne związane z zakładaniem sklepu internetowego mogą wydawać się skomplikowane, zwłaszcza dla osób startujących z biznesem, to jednak w rzeczywistości rozpoczęcie tego typu działalności nie jest trudne. Procedury rejestracji firmy zostały uproszczone do minimum, a w kwestiach prawnych istnieje wiele gotowych rozwiązań, z których można bezpiecznie korzystać. Zatrudniając biuro rachunkowe dla sklepu internetowego, wiele tego typu kwestii można wyjaśnić i dzięki temu szybciej rozpocząć nową działalność.