Właściwe rozliczenie kosztów związanych z prowadzeniem sklepu internetowego może wpłynąć na obniżenie podstawy opodatkowania. Błędy popełnione w tym obszarze narażają jednak przedsiębiorcę na negatywne konsekwencje ze strony fiskusa. Które wydatki mogą być zaksięgowane jako koszty firmowe? O czym pamiętać, prowadząc księgowość w sklepie internetowym? Przeczytaj nasz poradnik i poznaj odpowiedź na te i inne pytania.
Czym są koszty firmowe?
Koszty firmowe to nic innego jak wydatki ponoszone przez przedsiębiorcę w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Bardziej szczegółową definicję tego terminu można znaleźć w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z jego brzmieniem, za koszty firmowe uznaje się tylko te wydatki, które:
- zostały poniesione przez przedsiębiorcę w celu uzyskania przychodu,
- służą zachowaniu przychodów lub też zabezpieczeniu ich źródła.
W razie kontroli podatkowej przedsiębiorca ma ponadto obowiązek wykazania, że dany koszt został poniesiony zgodnie z przedstawionymi wyżej zasadami.
Przepisy podatkowe przewidują, że niektóre opłaty ponoszone w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, nie mogą być zaliczane do kosztów firmowych. Takim wyłączeniem zostały objęte m.in. wydatki:
- związane z nabyciem gruntów,
- podlegające odpisom amortyzacyjnym,
- ponoszone w związku ze spłatą pożyczek, kredytów, grzywien i kar,
- związane z zapłatą odszkodowań,
- zaliczane do tzw. kosztów reprezentacji (a w tym opłaty za usługi gastronomiczne, zakup żywności itp.),
- ponoszone w związku z opłatą składek członkowskich w organizacjach zrzeszających przedsiębiorców.
Należy również pamiętać, że w kosztach prowadzenia działalności można ująć jedynie te wydatki, które zostały należycie udokumentowane (np. w postaci faktury).
Jakie wydatki można uznać za koszty firmowe?
Prowadzenie sklepu internetowego pociąga za sobą wiele wydatków, które mogą być zaliczane do kosztów firmowych. Przeczytaj dalszą część naszego poradnika i sprawdź, jak prawidłowo je ewidencjonować.
Koszty oprogramowania i licencji
Opłaty abonamentowe związane z udostępnieniem systemu, na którym oparty jest sklep internetowy, mogą być bezpośrednio ujęte w kosztach prowadzenia działalności gospodarczej. Nieco inaczej wygląda sytuacja w przypadku zakupu licencji na korzystanie z oprogramowania. Możliwość zaliczenia opłaty z tego tytułu do kosztów podatkowych zależy od kilku czynników, a w tym wartości oprogramowania oraz przewidywanego czasu jego użytkowania. O jakich zasadach należy tu pamiętać?
Jeśli wartość licencji nie przekracza 10 tys. zł, to wówczas taki wydatek można zaliczyć bezpośrednio do kosztów firmowych. Podobnie wygląda sytuacja w przypadku zakupu oprogramowania, z którego przedsiębiorca będzie korzystał krócej niż przez 12 miesięcy (niezależnie od jego wartości). Gdy z kolei koszt zakupu licencji przekracza 10 tys. zł, to wówczas taki wydatek należy rozliczyć za pomocą tzw. odpisów amortyzacyjnych. Warto przy tym pamiętać, że na wartość licencji składa się nie tylko cena jej nabycia, lecz również koszty wdrożeniowe, związane np. z instalacją, uruchomieniem czy parametryzacją programu.
Wydatki związane z zakupem domeny i hostingu
Do kosztów firmowych związanych z prowadzeniem sklepu internetowego, zalicza się także wydatki ponoszone w związku z zakupem domeny, serwera, czy usług hostingowych. Opłaty tego rodzaju księguje się zgodnie z wartością wskazaną na fakturze, w kolumnie 13 księgi przychodów i rozchodów. Trzeba jednak pamiętać, że dokonując zakupu domeny lub hostingu od kontrahenta z UE, lub z kraju trzeciego, transakcję należy zaksięgować jako import usługi.
Wynajem lokalu lub powierzchni magazynowej
Za koszty firmowe związane z prowadzeniem sklepu internetowego uznaje się również wydatki ponoszone z tytułu najmu lokalu lub magazynu. Podstawą do ich rozliczenia jest faktura wystawiona przez wynajmującego. Przedsiębiorcy, którzy do prowadzenia sklepu internetowego korzystają z własnej nieruchomości, do kosztów mogą zaliczyć natomiast wartość rocznej kwoty podatku od nieruchomości oraz opłaty za media (a w tym np. internet, telefon czy energię elektryczną). Jeśli jednak lokal wykorzystywany jest także do celów prywatnych, to wtedy w kosztach firmowych można ująć jedynie proporcjonalną część danej opłaty.
Zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych
Wydatki ponoszone w związku z zakupem towarów, podlegających odsprzedaży klientom sklepu internetowego, można uznać za koszty firmowe. Podobnie wygląda sytuacja w przypadku nabycia tzw. materiałów podstawowych, czyli np. surowców, części składowych gotowego wyrobu czy opakowań. Ewidencję tego typu wydatków należy prowadzić w kolumnie 10 KPiR.
Zakup usług zewnętrznych
Kosztami uzyskania przychodu są także wydatki wynikające z zakupu tzw. usług zewnętrznych (np. kurierskich czy pocztowych). Przedsiębiorcy, którzy prowadzą sprzedaż wysyłkową, tego typu opłaty księgują w kolumnie 13 księgi przychodów i rozchodów. Inne zasady ewidencji obowiązują podczas zakupu towarów do sklepu internetowego. Koszty usług kurierskich w takim przypadku należy księgować w kolumnie 11, jako tzw. wydatki uboczne.
Koszty marketingu i reklamy
Kosztami firmowymi są również wydatki ponoszone w związku z promocją oferty sklepu internetowego. Do tej kategorii zalicza się np. opłaty z tytułu pozycjonowania strony sklepu, zakupu reklam w mediach społecznościowych czy na portalach internetowych. Do kosztów prowadzenia działalności wlicza się także wydatki związane z przygotowaniem materiałów reklamowych (np. banerów) czy też obsługą kampanii przez agencję marketingową.
Koszty związane z zatrudnieniem
Właściciele sklepów internetowych, którzy zatrudniają pracowników, do kosztów firmowych mogą zaliczyć wydatki wynikające z wypłaty wynagrodzeń i zasiłków pieniężnych, a także odprowadzania składek ZUS. Zgodnie z obowiązującymi obecnie przepisami, tego typu koszty księguje się w miesiącu, którego dotyczą. Podobne zasady obowiązują podczas ewidencjonowania wydatków ponoszonych w związku z organizacją szkoleń dla personelu.
Koszty związane z prowadzeniem księgowości
W ewidencji kosztów firmowych warto ująć również wydatki ponoszone w związku z prowadzeniem księgowości. Mogą one obejmować opłaty z tytułu nawiązania współpracy z biurem rachunkowym, czy też te, wynikające z subskrypcji programów obsługujących księgowość dla sklepu internetowego (a w tym np. oprogramowania do wystawiania faktur, czy prowadzenia księgi przychodów i rozchodów).
Składki ZUS na ubezpieczenia społeczne
Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, zapłacone przez przedsiębiorcę składki ZUS na ubezpieczenie społeczne mogą być zaksięgowane jako koszty firmowe lub też odpisane bezpośrednio od podstawy opodatkowania. Czym różnią się te dwie metody? W pierwszym przypadku należy je wykazać w kolumnie 13 księgi przychodów i rozchodów, a zatem jako tzw. inne wydatki związane z prowadzoną działalnością. Wybierając drugi wariant, zapłaconych składek nie trzeba uwzględniać w ewidencji podatkowej. Wystarczy tylko odjąć ich sumę od wyliczonej podstawy opodatkowania.
Obowiązujące obecnie przepisy przewidują, że za koszty firmowe mogą być uznane jedynie te składki na ubezpieczenia społeczne, które zostały faktycznie opłacone przez przedsiębiorcę. Ich odliczenia od przychodu dokonuje się zatem w miesiącu, w którym nastąpiła zapłata, a nie w miesiącu, za który należna jest dana składka.
Warto pamiętać, że sposób rozliczania zapłaconych składek na ubezpieczenia społeczne, pociąga za sobą określone skutki podatkowe. W przypadku sklepów internetowych, które w roku podatkowym wykazują stratę, korzystniejszym rozwiązaniem jest księgowanie opłat z tytułu ubezpieczeń społecznych jako kosztów uzyskania przychodu. Takie rozwiązanie pozwala bowiem powiększyć wartość straty, którą podatnik będzie mógł w przyszłości odliczyć od podatku dochodowego.
Składka zdrowotna
Nowelizacja przepisów podatkowych, jaka weszła w życie 1 lipca 2022 r., przewiduje, że przedsiębiorcy rozliczający podatek w formie ryczałtu, karty podatkowej lub w sposób liniowy, mogą odliczyć także część zapłaconej składki zdrowotnej. Jakie zasady obowiązują wymienione wyżej grupy podatników? Ryczałtowcy do kosztów firmowych mogą zaliczyć połowę kwoty zapłaconych składek zdrowotnych. Przedsiębiorcom opłacającym podatek w formie karty podatkowej, przysługuje prawo do zmniejszenia jego wymiaru poprzez odliczenie 19% składki zdrowotnej. Z kolei osoby rozliczające się za pomocą podatku liniowego, składkę zdrowotną mogą zaliczyć do kosztów firmowych lub odliczyć ją od dochodu. Ustawodawca wprowadził tu jednak roczny limit odliczenia, wynoszący 8,7 tys. zł. W przypadku większości liniowców korzystniejszą formą jest rozliczanie składki w kosztach prowadzenia działalności. Taki sposób pozwala bowiem na zmniejszenie dochodu, będącego nie tylko podstawą opodatkowania, lecz również wymiaru składki zdrowotnej.
Pozostałe koszty firmowe
Osoby prowadzące sklep internetowy do kosztów firmowych mogą zaliczyć także inne wydatki. Wśród nich warto wspomnieć o:
- składkach na fundusze pozaubezpieczeniowe, a w tym np. fundusz pracy,
- podatku od towarów i usług, jeśli przedsiębiorca korzysta ze zwolnienia z podatku VAT lub też, gdy nie przysługuje mu obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku,
- części odsetkowej raty kredytu firmowego, a także opłatach wynikających z uruchomienia takiego finansowania (jak np. opłata z tytułu prowizji czy ubezpieczenia kredytu),
- opłatach z tytułu publikacji ofert, np. na portalach aukcyjnych czy platformach zakupowych,
- opłatach z tytułu leasingu,
- opłatach bankowych, związanych np. z prowadzeniem rachunku,
- opłatach z tytułu wsparcia technicznego.
Koszty firmowe – jak prawidłowo je ewidencjonować?
Aby uniknąć nieprzyjemności podczas kontroli podatkowej, należy zadbać o prawidłową ewidencję kosztów firmowych. Pamiętaj, że w KPiR mogą zostać ujęte tylko te wydatki, które zostały odpowiednio udokumentowane, bezpośrednio wiążą się z prowadzoną działalnością oraz nie podlegają wyłączeniu na mocy przepisów prawa podatkowego. Równie ważny jest sposób przyporządkowania kosztów podlegających ewidencji do poszczególnych kategorii. W przypadku przedsiębiorców prowadzących księgę przychodów i rozchodów, wydatki związane z działalnością dzieli się na 5 podstawowych grup, obejmujących:
- zakup materiałów i towarów handlowych (kolumna 10),
- koszty uboczne zakupu (kolumna 11),
- wynagrodzenia (kolumna 12),
- pozostałe wydatki (kolumna 13),
- koszty działalności badawczo-rozwojowej (kolumna 16).
Rozróżnienie poszczególnych kategorii kosztów dla przedsiębiorców, którzy nie mają rozległej wiedzy z zakresu rachunkowości, może stanowić niemałe wyzwanie. Aby uniknąć błędów i pomyłek, warto skorzystać z usług profesjonalnego biura rachunkowego. Dzięki temu zyskasz pewność, że wszystkie rozliczenia zostały wykonane prawidłowo.
