Koniec roku to czas, kiedy wielu właścicieli sklepów internetowych musi zmierzyć się z koniecznością przeprowadzenia inwentaryzacji. Co powinien zawierać spis z natury? W jakim terminie należy go przygotować? Co zrobić, gdy remanent na koniec roku wykaże różnice inwentaryzacyjne? Przeczytaj nasz poradnik i poznaj odpowiedź na te i inne pytania.
Spis z natury – czym jest?
Zgodnie z obowiązującymi obecnie przepisami, właściciele sklepów, którzy prowadzą księgę przychodów i rozchodów, w określonych terminach muszą przeprowadzić inwentaryzację. Na jej podstawie przygotowywany jest spis z natury, zawierający pełen wykaz towarów, materiałów, braków i odpadków. Taką ewidencję należy następnie umieścić w KPiR.
Zgodnie z obowiązującymi obecnie przepisami spis z natury powinien obejmować następujące składniki majątku:
- towary handlowe, przeznaczone na sprzedaż,
- materiały (podstawowe i pomocnicze),
- wyroby, półwyroby i produkcję w toku,
- braki i odpady, wyłączone ze sprzedaży.
Inwentaryzacja w sklepie internetowym powinna obejmować także towary będące własnością właściciela sklepu, które w dniu sporządzania spisu znajdują się poza magazynem, a także wszelkie produkty obce, będące w jego posiadaniu. Tych ostatnich nie poddaje się jednak wycenie. W spisie nie uwzględnia się z kolei tych towarów, które zostały sprzedane, lecz jeszcze oczekują na wysyłkę.
Przygotowanie spisu z natury ma na celu porównanie stanu aktywów objętych ewidencją z zapisami w księdze. Wszelkie wykazane różnice inwentaryzacyjne powinny zostać wyjaśnione. Warto jednak pamiętać, że w przypadku stwierdzenia niedoborów konieczne jest przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego oraz sporządzenie protokołu, opisującego stwierdzone niezgodności oraz ich przyczyny.
Co zawiera spis z natury i kiedy należy go sporządzić?
Arkusz spisu z natury powinien zawierać kilka obowiązkowych elementów. Należą do nich m.in.:
- imię i nazwisko podatnika (właściciela sklepu),
- data sporządzenia spisu,
- składniki objęte spisem, wraz z oznaczeniem jednostek ich miary, ilości, ceny jednostkowej oraz całkowitej wartości,
- łączna wartość spisu z natury,
- informacja, na której pozycji spis został zakończony,
- podpisy osób, które przygotowały spis oraz podpis właściciela sklepu.
Terminy, w których należy przygotować spis z natury, zostały wskazane w § 24 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z przywołanym wyżej przepisem remanent powinien być przeprowadzony:
- na dzień 1 stycznia,
- na koniec roku podatkowego,
- na dzień rozpoczęcia działalności oraz jej likwidacji,
- w razie zmiany wspólnika lub utraty prawa do opłacania podatku w formie ryczałtu.
Remanent może być przeprowadzony także w innym terminie, jeśli zażąda tego naczelnik urzędu skarbowego. Warto jednak zauważyć, że właściciele sklepów internetowych, którzy przygotowali spis z natury na koniec roku podatkowego, nie muszą powtarzać inwentaryzacji 1 stycznia.
Spis z natury – obowiązki właściciela sklepu internetowego
Przepisy prawa stanowią, że spis z natury powinien w jak największym stopniu odzwierciedlać rzeczywisty stan składników, które są nim objęte. Podatnicy, którzy prowadzą księgowość sklepu internetowego samodzielnie, aby uprościć sobie przeprowadzenie inwentaryzacji, niekiedy przygotowują spis w oparciu o dane z systemu magazynowego. Taka praktyka, choć popularna, nie jest jednak właściwa. Fizyczne przeliczenie towarów oraz sprawdzenie ich faktycznego stanu pozwala na odrzucenie ewentualnych braków oraz ujawnienie różnic inwentaryzacyjnych. To z kolei umożliwia określenie faktycznego dochodu podatnika, podlegającego opodatkowaniu.
Inwentaryzacja w sklepie internetowym – co jeszcze warto wiedzieć?
Samo przygotowanie remanentu nie kończy procedury. Po przeprowadzeniu inwentaryzacji właściciel sklepu internetowego w ciągu 14 dni musi jeszcze dokonać wyceny towarów, które uwzględnia spis z natury. Obowiązek ten wynika z § 26 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W przepisach znaleźć można kilka metod wyceny remanentu. Do tych najpopularniejszych należą:
- wycena na podstawie ceny zakupu,
- wycena na podstawie ceny nabycia,
- wycena na podstawie ceny rynkowej, obowiązującej w dniu sporządzenia spisu.
Pierwsza z metod pozwala uwzględnić rabaty i upusty od ceny, jakie przysługiwały przedsiębiorcy podczas nabycia towarów. Zaletą drugiego sposobu, jest możliwość powiększenia ceny zakupu o koszty uboczne (np. transportu czy ubezpieczenia). Ostatnią z metod stosuje się wtedy, gdy istnieje duża różnica pomiędzy ceną rynkową, a ceną zakupu lub nabycia. W przypadku półwyrobów, wyrobów własnej produkcji i braków, wyceny zazwyczaj dokonuje się w oparciu o koszty wytwarzania. Odpady zachowujące właściwości użytkowe należy z kolei wycenić na podstawie wartości wynikającej z ich przydatności użytkowej.
Wartości, które uwzględnia spis z natury, należy zsumować i pomniejszyć o wartość tych towarów i materiałów, które nie zostały opłacone przez klienta. Przygotowanie takiego rozliczenia jest niezbędne, aby oszacować wysokość podatku dochodowego. Więcej informacji o tym, w jaki sposób wyliczona zostanie kwota zobowiązania, znajdziesz w artykule: sklep internetowy a forma działalności – co musisz wiedzieć.
Spis z natury w KPiR
Wartość spisu z natury przygotowanego na dzień 31 grudnia powinna znaleźć się w KPiR. W przypadku księgi obejmującej kończący się rok podatkowy, stanowi ona ostatnią pozycję, zaś w przypadku nowej księgi pierwszą. Obowiązujące obecnie przepisy nie obligują właścicieli sklepów internetowych do przesyłania przygotowanego spisu z natury do urzędu skarbowego. Mimo to, taki dokument warto wydrukować oraz przechowywać wraz z księgą przez co najmniej 5 lat. Co do zasady podlega on bowiem weryfikacji, np. podczas kontroli skarbowej.
Warto pamiętać, że przygotowanie spisu z natury jest obowiązkowe również wtedy, gdy przedsiębiorca w dniu przeprowadzania inwentaryzacji nie dysponuje żadnymi towarami handlowymi czy materiałami, które podlegałyby ewidencji. W takim jednak przypadku wartość spisu wynosi 0 zł. Kwotę tę należy również zapisać w KPiR jako wartość remanentu.
Spis z natury podczas likwidacji działalności
Właściciele sklepów internetowych, będący czynnymi podatnikami VAT, podejmując decyzję o likwidacji działalności, muszą przygotować dwa remanenty, z których pierwszy służył będzie rozliczeniu podatku dochodowego, zaś drugi podatku VAT. Warto pamiętać, że spis z natury sporządzony w celu rozliczenia podatku od towarów i usług, musi uwzględniać nie tylko towary handlowe i materiały, lecz również wyposażenie sklepu i inne środki trwałe, od których przysługiwało prawo do odliczenia VAT. Oprócz tego konieczne jest jeszcze przygotowanie wykazu tych składników majątku, które pozostają w chwili zamknięcia działalności.
Spis z natury – wzór PDF
Pobierz formularz spisu z natury w formie PDF oraz docs. Doskonale sprawdzi się do inwentaryzacji w Twoim sklepie internetowym.
