W Polsce działa już ponad 2,5 miliona przedsiębiorstw, zarejestrowanych jako jednoosobowa działalność gospodarcza. Na skorzystanie z takiego rozwiązania często decydują się osoby, stawiające pierwsze kroki w biznesie, które chcą założyć firmę szybko i bez konieczności ponoszenia zbędnych kosztów. Warto jednak wiedzieć, że z prowadzeniem JDG wiąże się szereg obowiązków, jakich musi dopełnić debiutujący przedsiębiorca. Te najważniejsze omawiamy w naszym poradniku.
Czym jest JDG?
Jednoosobowa działalność gospodarcza to obecnie jedna z najpopularniejszych form działalności zarobkowej. Mogą z niej skorzystać indywidualni przedsiębiorcy, którzy chcą działać we własnym imieniu i na własny rachunek oraz są gotowi ponieść pełne ryzyko związane z rozwojem i funkcjonowaniem firmy. Najważniejsze zasady związane z jej prowadzeniem zostały uregulowane na mocy pakietu ustaw zwanych potocznie Konstytucją Biznesu. Obejmuje on swoim zakresem:
- ustawę Prawo przedsiębiorców,
- ustawę o CEIDG i PIP,
- ustawę o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Polski,
- ustawę o rzeczniku MŚP,
- przepisy wprowadzające.
Jak zarejestrować jednoosobową działalność gospodarczą?
Osoby, które chcą prowadzić jednoosobową działalność gospodarczą, muszą uzyskać wpis w rejestrze przedsiębiorców. Jest on prowadzony w formie Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Zgłoszenie do rejestru może przesłać wyłącznie osoba pełnoletnia, posiadająca zdolność do czynności prawnych. Co istotne, w CEIDG rejestrowani są wszyscy przedsiębiorcy prowadzący działalność na terenie Polski, niezależnie od posiadanego obywatelstwa.
Rejestracja w CEIDG wiąże się z koniecznością wypełnienia specjalnego wniosku. Należy w nim podać następujące informacje:
- imię i nazwisko przedsiębiorcy oraz nazwę, pod jaką prowadzona będzie działalność,
- adres firmy,
- kod Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD),
- wybraną formę opodatkowania dochodów,
- status podatnika VAT,
- sposób prowadzenia księgowości,
- instytucję, do której odprowadzane będą składki na ubezpieczenie społeczne (ZUS lub KRUS).
Więcej na ten temat piszemy w poradniku: jak założyć sklep internetowy.
Kiedy rejestracja w CEIDG nie jest konieczna?
Jednoosobową działalność gospodarczą można prowadzić także bez konieczności posiadania wpisu w CEIDG. Ten przywilej dotyczy podatników, którzy:
- są rolnikami i prowadzą działalność agroturystyczną, lub zajmują się produkcją wina,
- prowadzą działalność z zakresu rolniczego handlu detalicznego,
- uzyskują przychody z działalności, które w żadnym miesiącu nie przekraczają 50% minimalnego wynagrodzenia za pracę.
Obowiązki przedsiębiorcy podczas prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej
Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością dopełnienia rozmaitych obowiązków. Wiążą się one przede wszystkim z:
- opłacaniem zaliczek na podatek dochodowy, zgodnie z wybraną formą opodatkowania,
- naliczaniem i opłacaniem podatku VAT (w przypadku przedsiębiorców, którzy złożyli deklarację VAT-R i są zarejestrowani jako podatnik czynny),
- rozliczaniem i opłacaniem składek ZUS,
- prowadzeniem ksiąg, za pomocą których ewidencjonowana jest sprzedaż.
Jednoosobowa działalność gospodarcza a podatki
Jednym z podstawowych obowiązków przedsiębiorcy prowadzącego JDG jest opłacanie zaliczek na podatek dochodowy. Wysokość zobowiązania oraz sposób jego obliczania zależały będą od wybranej formy opodatkowania. Obowiązujące obecnie przepisy przewidują, że jednoosobowa działalność gospodarcza może być opodatkowana:
- na zasadach ogólnych, tj. według skali podatkowej,
- za pomocą stawki liniowej,
- w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.
Wybór konkretnego rozwiązania warto poprzedzić szczegółową analizą opłacalności. Pamiętaj, że od 2022 r. forma opodatkowania dochodów wpływa nie tylko na wysokość zaliczek na PIT, lecz również wielkość składki zdrowotnej.
Zgłoszenie do VAT – kiedy jest potrzebne?
Wśród debiutujących przedsiębiorców wiele wątpliwości budzi obowiązek zgłoszenia do VAT. Co do zasady rejestracja nie jest konieczna, jeśli:
- sprzedaż w ujęciu rocznym nie przekracza limitu 200 tys. zł,
- przedmiotem transakcji są wyłącznie towary i usługi zwolnione z VAT.
O rejestracji do VAT-UE musisz jednak pamiętać, jeśli zamierzasz kupować towary lub usługi od przedsiębiorstw działających w innych państwach UE. Zgłoszenia należy dokonać za pomocą formularza VAT-R. W ten sam sposób dokonuje się również aktualizacji danych podatkowych.
Przedsiębiorca, będący czynnym podatnikiem VAT, ma obowiązek prowadzenia ewidencji VAT w formie elektronicznej. Zapisom podlegają zarówno faktury sprzedaży, na podstawie których wyliczana jest kwota podatku należnego do zapłaty, jak i faktury zakupu, pozwalające na odliczenie podatku VAT. Dane z ewidencji wykorzystywane są do przygotowania deklaracji podatkowej oraz Jednolitego Pliku Kontrolnego JPK_VAT. Oba te dokumenty przedsiębiorca musi co miesiąc przesyłać do Urzędu Skarbowego.
ZUS przy jednoosobowej działalności gospodarczej
Jednoosobowa działalność gospodarcza wiąże się z koniecznością rozliczania i opłacania składek z tytułu ubezpieczeń społecznych. Przedsiębiorcy, zarejestrowani w CEIDG, mają obowiązek dokonywania wpłat na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz wypadkowe. Dodatkowo opłacają również składkę na Fundusz Pracy oraz Fundusz Solidarnościowy. Na konto ZUS trafiają także składki na ubezpieczenie zdrowotne. Co istotne, w przypadku działalności gospodarczej, ubezpieczenie chorobowe ma charakter dobrowolny. Warto jednak pamiętać, że przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na opłacanie dodatkowej składki, mogą liczyć na zasiłek chorobowy czy zasiłek macierzyński.
Osoby, które przez ostatnich 5 lat nie prowadziły działalności gospodarczej oraz nie będą świadczyć usług na rzecz byłego pracodawcy, mogą korzystać z tzw. ulgi na start. Zwalnia ona z konieczności opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, a także FP i FS przez 6 miesięcy. Po upływie wspomnianego wyżej terminu, przez 2 lata przedsiębiorca może opłacać składki obliczane od preferencyjnej podstawy.
Księgowość w JDG
Podczas prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej trzeba pamiętać o obowiązku ewidencjonowania operacji gospodarczych. Podstawą do ich rozliczania są przede wszystkim faktury – zarówno te, wystawione przez przedsiębiorcę, jak i te, które otrzymał od kontrahenta. Wśród innych dokumentów, jakie powinny znaleźć się w ewidencji, wymienić należy:
- paragony lub raporty okresowe z kasy fiskalnej,
- ewidencję sprzedaży bezrachunkowej,
- ewidencję kupna i sprzedaży wartości dewizowych,
- ewidencję pożyczek i zastawionych rzeczy.
Zapisy w księgach stanowią podstawę do obliczenia stawek podatku dochodowego oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne.
Przedsiębiorca, który rozlicza podatek na zasadach ogólnych lub za pomocą stawki liniowej, do ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych, powinien wykorzystać księgę przychodów i rozchodów (KPiR). W przypadku opłacania ryczałtu obowiązuje z kolei dokumentacja prowadzona za pomocą ewidencji przychodów. Może się jednak zdarzyć, że w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej konieczne będzie prowadzenie ksiąg rachunkowych. Z takim obowiązkiem muszą się liczyć przedsiębiorcy, których roczny przychód przekracza równowartość 2 000 000 euro.
Faktury w jednoosobowej działalności gospodarczej
Faktura stanowi podstawowy dokument służący do potwierdzenia transakcji. Za jej pomocą przedsiębiorca może udokumentować sprzedaż towaru lub usługi, a także potwierdzić koszty, jakie poniósł w związku z prowadzeniem działalności. W większości przedsiębiorstw do wystawiania faktur wykorzystywane są specjalne programy komputerowe, pozwalające na przygotowanie dokumentu w wersji elektronicznej. Od 1 stycznia 2022 r. właściciele jednoosobowej działalności gospodarczej mogą korzystać także z Krajowego Systemu e-Faktur (KseF). Oprogramowanie umożliwia przygotowywanie dokumentów ustrukturyzowanych, w postaci pliku elektronicznego w formacie XML.
Zgodnie z obowiązującymi obecnie przepisami, po 1 lipca 2024 r. korzystanie z systemu stanie się obowiązkowe dla następujących grup podatników:
- przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT,
- przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia z podatku VAT,
- podatników korzystających z procedury VAT OSS, posiadających polski identyfikator podatkowy NIP.
Jednoosobowa działalność gospodarcza – podsumowanie
JDG stanowi jedną z podstawowych i zarazem najpopularniejszych form prowadzenia działalności gospodarczej. Na skorzystanie z tego rozwiązania często decydują się osoby, stawiające pierwsze kroki w biznesie, które chcą założyć firmę szybko i bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów. Warto jednak pamiętać, że tego typu aktywność zarobkowa wiąże się z koniecznością dopełnienia szeregu obowiązków, zarówno względem ZUS, jak i Urzędu Skarbowego.
Chcesz rozpocząć własny biznes? A może prowadzisz już działalność internetową i potrzebujesz wsparcia? Skorzystaj z pomocy naszych ekspertów! Księgowa dla sklepu internetowego podpowie Ci, jaką formę opodatkowania wybrać oraz w jaki sposób rozliczyć faktury otrzymywane od zagranicznych kontrahentów. Nie czekaj i już teraz sprawdź, co możemy zrobić dla Ciebie!
