Nota księgowa to jeden z dokumentów rozliczeniowych. Co do zasady, służy ona do dokumentowania tych transakcji gospodarczych, które nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT. Sprawdź, kiedy należy ją wystawić oraz jakie elementy powinny się w niej znaleźć.
Czym jest nota księgowa?
Nota księgowa jest dokumentem księgowym wystawianym i przyjmowanym przez podmioty gospodarcze w celu rozliczenia tych operacji, dla których nie przewidziano innego sposobu dokumentacji. Może być ona przygotowana zarówno przez sprzedawcę, jak i nabywcę, w zależności od tego, kto dokonuje operacji gospodarczej.
Obowiązujące obecnie regulacje prawne pozwalają na wyróżnienie 3 podstawowych rodzajów not księgowych, a mianowicie:
- noty obciążeniowej, wystawianej w celu obciążenia nabywcy kwotą należną za wykonaną usługę lub dostarczony towar,
- noty uznaniowej, wystawianej w celu uznania należności,
- noty obciążeniowo-uznaniowej, stanowiącej korektę wcześniej wystawionego dokumentu księgowego, np. faktury, rachunku, czy innej noty księgowej.
Noty księgowej nie należy mylić z notą korygującą. Celem tej drugiej jest bowiem korekta faktury, a nie sama rejestracja transakcji. Więcej na ten temat piszemy w poradniku: faktura korygująca – omówienie wzoru.
Przepisy dotyczące wystawiania not księgowych
Prawo podatkowe wskazuje, że notę księgową należy traktować jak dokument księgowy potwierdzający przeprowadzenie transakcji gospodarczej i stanowiący podstawę do zapisów w księgach rachunkowych. Musi ona jednak spełniać określone warunki formalne.
Choć zasady wystawiania noty księgowej nie zostały określone w żadnym z przepisów prawnych, to jednak przyjmuje się, że powinna ona spełniać ogólne warunki określone dla dowodów księgowych, opisane w art. 21 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z nimi nota księgowa powinna zawierać:
- nazwę dowodu (np. „nota księgowa”) i numer identyfikacyjny,
- nazwy stron dokonujących operacji gospodarczej,
- opis operacji oraz jej wartość,
- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której go wydano,
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych.
Nota księgowa powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach – oryginale i kopii. Pierwszy dokument jest przekazywany odbiorcy, a kopia pozostaje u wystawcy. Należy ją sporządzić niezwłocznie po dokonaniu operacji gospodarczej, a jeśli to niemożliwe – nie później niż do końca miesiąca, w którym operacja została dokonana.
Kiedy można wystawić notę księgową?
Nota księgowa może być wystawiona w sytuacjach, gdy dokumentowana transakcja nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT. Takich transakcji jest sporo. Przykładowo nota księgowa ma zastosowanie podczas:
- obciążania kontrahenta karą umowną za nieterminowe wykonanie zlecenia lub niedotrzymanie innych warunków umowy,
- obciążania dłużnika odsetkami za zwłokę w zapłacie zobowiązań,
- uznania przez wierzyciela odszkodowania,
- sprostowania pomyłek, do jakich doszło we wcześniej wystawionych dowodach księgowych niezwiązanych z czynnościami opodatkowanymi podatkiem VAT (np. korekta faktury),
- dokonania rozliczeń finansowych między organizacjami i członkami, np. zwrot poniesionych wydatków, zapłata składek członkowskich,
- przeniesienia na nabywcę kosztów niepodlegających opodatkowaniu, np. opłat skarbowych, opłat notarialnych, opłat sądowych,
- żądania wypłaty odszkodowania od ubezpieczyciela.
Instrukcja krok po kroku: jak wystawić notę księgową?
Aby wystawić notę księgową, należy w pierwszej kolejności określić rodzaj transakcji. W zależności od tego, czy dokument księgowy wystawia sprzedawca czy nabywca, należy wpisać nazwę noty, np. „Nota księgowa obciążeniowa” i nadać jej odpowiedni numer.
Kolejnym krokiem jest wpisanie danych stron transakcji, takich jak: nazwa, adres, numer NIP, numer konta bankowego. Ponadto potrzebne będą dane dotyczące operacji gospodarczej, jak np.: numer i data wystawienia dokumentu, który jest podstawą do sporządzenia noty, opis operacji itp.
By przygotować notę księgową, można skorzystać z gotowych wzorów tego typu dokumentów dostępnych w internecie, lub też stworzyć własny szablon, który będzie zawierał wszystkie wymagane elementy. Przepisy prawa przewidują, że wystawca noty ma obowiązek sprawdzić poprawność danych, a także zweryfikować, czy dokument spełnia wszystkie warunki formalne wymagane dla dowodów księgowych. Odbiorca noty powinien otrzymać oryginał dokumentu. Można go dostarczyć osobiście, pocztą, kurierem lub drogą elektroniczną, jeśli odbiorca wyrazi na to zgodę. Kopia noty księgowej powinna pozostać u wystawcy, aby służyła jako dowód księgowy do zapisów w księgach rachunkowych.
Teraz już wiesz, co to jest nota księgowa i kiedy należy ją wystawić!
Mam nadzieję, że ten tekst pomógł Ci zrozumieć, czym jest nota księgowa i kiedy można ją wystawić. Jeśli jednak masz jakieś pytania lub wątpliwości, skontaktuj się ze specjalistą od księgowości lub prawa podatkowego. Gdy z kolei chcesz dowiedzieć się więcej o innych aspektach księgowości, zapraszam do lektury naszych innych artykułów, np.: księgowość sklepu internetowego – jak poprawnie rozliczać sprzedaż online.
