Już niebawem przepisy dotyczące pracy w trybie home office zostaną na stałe wprowadzone do Kodeksu Pracy. Nowe regulacje budzą jednak wiele wątpliwości. Na jakich zasadach pracownik może uzyskać zwrot kosztów ponoszonych w związku z pracą zdalną? Kiedy i za co pracodawca ma obowiązek wypłacić ekwiwalent? Czy takie świadczenia są wolne od podatku i składek? Przeczytaj nasz poradnik i sprawdź, jak w nowym porządku prawnym przedstawia się zależność praca zdalna a koszty uzyskania przychodu.
Rośnie popularność pracy zdalnej
Pandemia Covid-19 przyczyniła się do upowszechnienia pracy zdalnej. Korzyści, wynikające z tego rozwiązania, szybko zaczęli dostrzegać zarówno pracodawcy, jak i pracownicy. W efekcie nawet po zniesieniu stanu epidemii i związanych z nim obostrzeń, w wielu firmach praca zdalna pozostała elementem organizacyjnej rzeczywistości.
Jak dużą popularnością cieszy się obecnie to rozwiązanie? Z raportu przygotowanego przez portal Pracuj.pl wynika, że w trybie home office pracuje już ponad 35% Polaków. Ten odsetek w najbliższych latach może jeszcze się zwiększyć. Z przywołanego wyżej raportu wynika bowiem, że aż 74% zatrudnionych chciałoby mieć możliwość pracowania z domu. Korzystne uwarunkowania dla rozwoju pracy zdalnej dostrzegają również ekonomiści. Z badań przeprowadzonych w 2020 r. przez Polski Instytut Ekonomiczny wynika, że ok. 40% ogółu zatrudnionych mogłoby przynajmniej częściowo wykonywać swoje obowiązki, pracując poza biurem.
Praca zdalna oraz ta, wykonywana w modelu hybrydowym, wiąże się jednak z wieloma problemami. Sprostanie im wymaga wdrożenia odpowiednich rozwiązań – nie tylko na szczeblu organizacyjnym, lecz również krajowym. Odpowiedzią na te wyzwania mają być przepisy zawarte w nowelizacji Kodeksu Pracy, która przyjęta została przez Sejm 13 stycznia 2023 r. Nowe regulacje, które już niebawem wejdą w życie, porządkują najważniejsze zasady dotyczące pracy zdalnej, a w tym te, związane z rozliczaniem kosztów uzyskania przychodu czy wypłatą ekwiwalentu.
Nowe obowiązki pracodawcy związane z pracą zdalną
Przepisy, jakie wprowadzone zostaną do Kodeksu Pracy, nakładają na pracodawcę szereg obowiązków. Wśród tych najważniejszych wymienić należy:
- udostępnienie pracownikowi materiałów i narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
- pokrycie kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy,
- pokrycie kosztów energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych, a także innych wydatków w takim zakresie, w jakim wynikają one bezpośrednio z pracy zdalnej,
- zapewnienie pracownikowi szkoleń oraz pomocy technicznej, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.
Nowe przepisy przewidują również, że strony stosunku pracy mogą zawrzeć porozumienie dotyczące wykorzystywania przez pracownika własnych materiałów i narzędzi pracy. W takim przypadku pracodawca ma jednak obowiązek wypłacić podwładnemu ryczałt lub ekwiwalent. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w dalszej części naszego poradnika.
Praca zdalna a koszty uzyskania przychodu
Praca zdalna postrzegana jest dziś przede wszystkim przez pryzmat korzyści, jakie niesie dla pracownika. Pozwala ona oszczędzić czas, zmniejszyć wydatki ponoszone w związku z dojazdami do pracy, a także ułatwia łączenie obowiązków zawodowych i rodzinnych. Z szacunków przeprowadzonych przez PIE wynika jednak, że często generuje ona dodatkowe koszty, jakie musi ponosić zatrudniony. Wiążą się one m.in. z koniecznością zorganizowania i wyposażenia stanowiska pracy czy też z opłatami za zużycie energii elektrycznej czy dostęp do internetu. Ze względu na powyższe, jednym z ważniejszych wyzwań związanych z nowelizacją Kodeksu Pracy, było opracowanie takich rozwiązań, które pozwalałyby zrekompensować pracownikom koszty związane z pracą w trybie home office. Poniżej szczegółowo analizujemy najważniejsze kwestie.
Co można wrzucić w koszty przy pracy zdalnej?
Nie przepisy nie zawierają katalogu kosztów, jakie wiążą się z wykonywaniem pracy poza biurem. Stąd też ich systematyki należy dokonać w oparciu o regulacje zawarte w art. 6724 Kodeksu pracy. Co zatem można wrzucić w koszty przy pracy zdalnej?
Wydatki związane z zakupem materiałów i narzędzi pracy
Obowiązkiem pracodawcy jest udostępnienie pracownikowi materiałów oraz narzędzi, a w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Wydatki związane z ich zakupem zaliczane są bezpośrednio do kosztów. Co istotne, ustawa nie wyjaśnia, czym dokładnie są materiały i narzędzia pracy. Na gruncie doktryny przyjmuje się jednak, że do tej kategorii należą m.in.:
- komputery,
- routery internetowe,
- telefony,
- osprzęt komputerowy,
- oprogramowanie,
- akcesoria biurowe, takie jak papier, długopisy czy toner do drukarki.
Koszty związane z wykorzystaniem narzędzi pracy
Kolejną kategorię kosztów, które podlegają odliczeniu, stanowią te ponoszone w związku z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy. Wśród ich przykładów wymienić można wydatki wynikające z:
- konfiguracji łącza internetowego,
- instalacji oprogramowania i jego aktualizacji,
- naprawy uszkodzonego sprzętu komputerowego,
Jeśli pracownik pokrył wymienione wyżej koszty ze środków prywatnych, ma prawo domagać się od pracodawcy ich zwrotu. Podstawę rozliczenia tego typu wydatków może stanowić faktura wskazująca na przedmiot usługi oraz jej całkowitą wartość.
Koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych
Na pracodawcy ciąży również obowiązek pokrycia kosztów wynikających ze zużycia energii elektrycznej oraz korzystania z usług telekomunikacyjnych. Rozliczenie tego typu wydatków może nastąpić w formie ryczałtu lub ekwiwalentu. Wysokość świadczenia, jakie uzyska pracownik, powinna jednak odpowiadać wydatkom, jakie faktycznie wiążą się z wykonywaniem pracy zdalnej.
Pozostałe koszty
Nowe przepisy przewidują również, że pracodawca powinien pokryć także inne koszty, które bezpośrednio wiążą się z wykonywaniem pracy poza biurem. To, co dokładnie zostanie zaliczone do tej kategorii, zależy od porozumienia zawartego pomiędzy stronami stosunku pracy. Aby uniknąć problemów podczas kontroli skarbowej, warto jednak zadbać o to, by ustalenia w kwestii praca zdalna a koszty uzyskania przychodu były sformalizowane pisemnie (np. w zakładowym regulaminie wykonywania pracy zdalnej).
Koszty energii i mediów przy pracy zdalnej – na jakiej zasadzie je rozliczyć?
Nowe regulacje zawarte w Kodeksie Pracy przewidują, że wydatki, jakie ponosi pracownik w związku z wykonywaniem pracy zdalnej, powinny obciążać konto pracodawcy. Ich rozliczenie możliwe jest na kilka sposobów, a mianowicie poprzez:
- pokrycie kosztów pracy zdalnej bezpośrednio przez pracodawcę,
- wypłacenie pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego,
- przyznanie pracownikowi ryczałtu, którego wysokość ustalona zostanie na podstawie porozumienia.
Pracodawcy, którzy wybiorą drugi lub trzeci wariant, podczas ustalania wysokości świadczenia, muszą uwzględnić takie kwestie, jak:
- ceny rynkowe materiałów i narzędzi pracy,
- normy i ilość ich zużycia,
- koszty wynikające ze zużycia energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych.
Podatki przy pracy zdalnej
Rozliczanie kosztów uzyskania przychodu przy pracy zdalnej to niejedyny temat, który budzi wątpliwości. Wiele niejasności wiąże się także z kwestiami podatkowymi. Jedną z nich jest to, czy wypłacane pracownikowi świadczenia, takie jak ryczałt czy ekwiwalent, należy uznać za przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z obowiązującą obecnie interpretacją, zwrot kosztów związanych z pracą zdalną w tej formie jest zwolniony z opodatkowania, o ile jednak wysokość świadczenia zostanie wyliczona w prawidłowy sposób. Ustawa nie precyzuje jednak, jaką metodę należy przyjąć podczas ustalania kwoty ekwiwalentu czy ryczałtu. Wskazuje jedynie, że wartość tych świadczeń powinna w jak najwyższym stopniu odpowiadać kosztom, jakie faktycznie ponosi pracowników w związku z wykonywaniem pracy poza biurem.
Podwyższone koszty uzyskania przychodu przy pracy zdalnej
Podwyższone koszty uzyskania przychodu mają zastosowanie wobec tych pracowników, których miejsce zamieszkania znajduje się poza miejscowością, w jakiej zlokalizowany jest zakład pracy. Co istotne zasada ta znajduje zastosowanie także wtedy, gdy podwładny wykonuje pracę zdalną. Wynika to bezpośrednio z treści art. 22 ust. 2 pkt 3 i 4 ustawy o PIT. Przepis ten nie przewiduje bowiem, że pracownik, który spełnia warunek opisany powyżej, traci prawo do korzystania z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu, jeśli w danym miesiącu wykonuje pracę z domu.
Praca zdalna a koszty uzyskania przychodu – podsumowanie
Wykonywanie pracy zdalnej wiąże się z koniecznością ponoszenia różnego rodzaju wydatków. Przepisy zawarte w nowelizacji Kodeksu Pracy przewidują, że koszty te powinien ponosić bezpośrednio pracodawca. Jeśli nie jest to możliwe, ma on obowiązek zwrócić pracownikowi wydatki, jakie ten poniósł w związku ze świadczeniem pracy w systemie home office. Co istotne, rekompensaty wypłacane w formie ekwiwalentu lub ryczałtu w świetle ustawy o PIT nie stanowią przychodu pracownika. Tym samym są wyłączone spod opodatkowania.
Mamy nadzieję, że teraz rozliczanie kosztów przy pracy zdalnej, nie będzie stanowiło dla Ciebie żadnego problemu. Jeśli natomiast chcesz zgłębić swoją wiedzę na temat rozwiązań podatkowych lub poznać tajniki e-biznesu, zapoznaj się z pozostałymi wpisami na naszym blogu. Znajdziesz tam m.in. 7 pomysłów na sklep w dropshippingu, a także omówienie najważniejszych zmian wprowadzonych na mocy dyrektywy Omnibus. Zapraszamy do lektury!
