Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej to marzenie wielu osób, które chcą być niezależne i realizować swoje pasje. Należysz do ich grona? Czeka Cię sporo formalności i obowiązków, które mogą być skomplikowane i przytłaczające. Właśnie dlatego przygotowaliśmy dla Ciebie kompleksowy poradnik, który krok po kroku wyjaśni Ci, jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą, którą formę opodatkowania wybrać i jak prowadzić księgowość w małej formie. Rozpocznij z nami swoją przygodę z własnym biznesem!
Czym jest jednoosobowa działalność gospodarcza?
Jednoosobowa działalność gospodarcza to najprostsza i najpopularniejsza forma prowadzenia firmy w Polsce. Pozwala ona na wykonywanie działalności zarobkowej na własny rachunek, przez jedną osobę fizyczną, która jest jednocześnie właścicielem, zarządcą i pracownikiem firmy. Osoba ta ponosi pełną odpowiedzialność za działalność firmy, w tym za zobowiązania podatkowe, ubezpieczeniowe i cywilne. Przepisy prawa przewidują, że jednoosobowa działalność gospodarcza wymaga rejestracji w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), która jest prowadzona przez ministra właściwego do spraw gospodarki.
Pierwsze kroki do założenia firmy jednoosobowej
Jeśli chcesz założyć jednoosobową działalność gospodarczą, musisz spełnić kilka warunków. Pierwszym z nich jest ukończenie 18 lat i posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych. Po drugie, musisz mieć obywatelstwo polskie lub innego kraju Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Konfederacji Szwajcarskiej. Niezbędny okaże się również uregulowany status podatkowy i ubezpieczeniowy, czyli brak zaległości w płatności podatków, składek ZUS i innych opłat publicznych. Jeśli działalność, którą chcesz prowadzić, podlega licencjonowaniu, konieczne będzie spełnianie odpowiednich wymogów kwalifikacyjnych, licencyjnych lub koncesyjnych. Więcej na ten temat piszemy w poradniku: najważniejsze obowiązki przedsiębiorcy.
Jak wypełnić wniosek o rejestrację działalności gospodarczej?
Jeśli spełniasz wszystkie warunki do założenia jednoosobowej działalności gospodarczej, możesz przejść do wypełnienia wniosku o rejestrację firmy. Wniosek ten jest dostępny w formie elektronicznej na stronie internetowej CEIDG lub papierowej w urzędzie gminy lub miasta, w którym zamierzasz prowadzić działalność. Składa się on z kilku części, w których musisz podać następujące dane:
- dane osobowe, takie jak imię, nazwisko, PESEL, adres zamieszkania, numer telefonu, adres e-mail, obywatelstwo, numer dowodu osobistego;
- dane dotyczące działalności gospodarczej, takie jak nazwa firmy, adres siedziby, data rozpoczęcia działalności, rodzaj i zakres działalności, kod PKD, forma prawna, sposób reprezentacji, informacje o wspólnikach lub udziałowcach;
- dane dotyczące opodatkowania, takie jak forma opodatkowania, numer NIP, numer REGON, informacje o ryczałcie, informacje o VAT, informacje o podatku dochodowym;
- dane dotyczące ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych.
Wniosek o rejestrację firmy należy podpisać własnoręcznie lub za pomocą podpisu elektronicznego. Trzeba również go złożyć nie później niż w dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej. Pamiętaj, że opisana wyżej procedura dotyczy firm działających w Polsce. Jeśli chcesz założyć firmę za granicą, zapoznaj się z naszym poradnikiem: prowadzenie własnej działalności gospodarczej w Niemczech – o czym trzeba pamiętać.
Wymagane dokumenty i formularze do rejestracji firmy
Podczas rejestracji firmy, konieczne może okazać się przygotowanie kilku ważnych dokumentów. Należą do nich:
- dowód osobisty lub paszport, w celu zweryfikowania twoich danych osobowych,
- zaświadczenie o braku zaległości podatkowych, jeśli działalność gospodarcza jest objęta ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych lub podatkiem liniowym,
- dokument potwierdzający prawo do dysponowania nieruchomością, na której ma być prowadzona działalność gospodarcza,
- dokument potwierdzający spełnienie wymogów kwalifikacyjnych,
- formularze zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych.
Wszystkie dokumenty i formularze należy podpisać własnoręcznie lub za pomocą podpisu elektronicznego. Można je złożyć w oryginale, kopii lub w formie oświadczenia, jeśli wniosek elektroniczny jest podpisany za pomocą podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego ePUAP. W takim przypadku, przedsiębiorca zobowiązuje się do przedstawienia oryginalnych dokumentów i formularzy na żądanie organu, który prowadzi rejestrację firmy.
Wybór formy opodatkowania dla jednoosobowej działalności gospodarczej
Jednym z najważniejszych kroków przy zakładaniu jednoosobowej działalności gospodarczej jest wybór formy opodatkowania, która będzie miała wpływ na wysokość podatku dochodowego, jaki będzie płacił przedsiębiorca. W Polsce istnieją trzy główne formy opodatkowania dla jednoosobowych działalności gospodarczych:
- podatek liniowy ze stawką 19%. Jest to forma opodatkowania, która może być korzystna, jeśli masz wysokie przychody (powyżej 120 tys. zł rocznie) i niskie koszty,
- podatek progresywny, w przypadku którego wysokość podatku obliczana jest za pomocą dwóch stawek: 12% do kwoty 120 000 zł i 32% powyżej tej kwoty. Możesz odliczać koszty uzyskania przychodu, które zmniejszają Twój dochód podlegający opodatkowaniu. Jest to forma opodatkowania, która może być korzystna, jeśli masz niskie lub średnie przychody i wysokie koszty. Możesz tu bowiem skorzystać z kwoty wolnej od podatku, a także rozliczyć wydatki ponoszone w związku z funkcjonowaniem firmy.
- ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, w przypadku którego stawka podatku zależy od rodzaju i zakresu działalności gospodarczej. Stawki te wynoszą od 3% do 20% przychodu. Zaletą tego rozwiązania jest fakt, że nie musisz prowadzić księgowości ani odliczać kosztów uzyskania przychodu.
Niektóre osoby prowadzące działalność gospodarczą, opłacają podatek w formie karty podatkowej. Warto jednak pamiętać, że po wprowadzeniu reformy podatkowej w 2022 r. z tego przywileju nie mogą korzystać debiutujący przedsiębiorcy, lecz jedynie ci, którzy kontynuują działalność gospodarczą.
Wybór formy opodatkowania jest ważną decyzją, która powinna być dobrze przemyślana i dostosowana do Twojej sytuacji finansowej i planów rozwoju firmy. Możesz skorzystać z kalkulatorów podatkowych, które pomogą Ci porównać różne opcje i wybrać najkorzystniejszą dla Ciebie. O tym, ile kosztuje prowadzenie JDG piszemy w poradniku: dofinansowanie do działalności gospodarczej 2023.
Obowiązki prawne i podatkowe przedsiębiorcy
Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, musisz pamiętać o spełnianiu swoich obowiązków prawnych i podatkowych, które wynikają z przepisów i umów międzynarodowych. Do tych najważniejszych należą:
- prowadzenie ewidencji przychodów i kosztów, jeśli jesteś opodatkowany podatkiem progresywnym lub liniowym. Możesz prowadzić tę ewidencję w formie księgi przychodów i rozchodów lub pełnej księgowości, w zależności od wielkości i rodzaju działalności;
- składanie deklaracji podatkowych i płacenie podatku dochodowego (lub zaliczek na ten podatek) w terminach określonych w ustawie;
- składanie deklaracji podatkowych i płacenie podatku od towarów i usług (VAT), jeśli jesteś zarejestrowany jako podatnik VAT;
- składanie deklaracji podatkowych i płacenie podatku od czynności cywilnoprawnych (PCC), podatku od nieruchomości, czy podatku od środków transportowych oraz innych podatków i opłat lokalnych;
- prowadzenie ewidencji i rozliczanie ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, jeśli jesteś zobowiązany do tych ubezpieczeń. Pamiętaj, że aby to zrobić, musisz zarejestrować się w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) i zgłosić do ubezpieczenia siebie i ewentualnych pracowników.
Bardzo ważną kwestią jest również przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, jeśli przetwarzasz dane osobowe swoich klientów, pracowników, kontrahentów lub innych osób.
Księgowość dla jednoosobowych działalności gospodarczych – jak się zorganizować?
Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, musisz również zadbać o prawidłowe prowadzenie księgowości, która jest niezbędna do rozliczania się z urzędem skarbowym, ZUS i innymi instytucjami. Ma ona również znaczenie dla samego przedsiębiorcy – pozwala bowiem na monitorowanie i kontrolowanie stanu majątku, zobowiązań, przychodów, kosztów, wyniku finansowego i przepływów pieniężnych Twojej firmy. Księgowość pomaga zatem w planowaniu i podejmowaniu decyzji strategicznych, taktycznych i operacyjnych dotyczących Twojej firmy. O tym, jak ją prowadzić, piszemy szerzej na stronie księgowość dla sklepu internetowego.
ZUS i ubezpieczenia społeczne – jakie są Twoje obowiązki?
Jako przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, jesteś zobowiązany do opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Obejmują one:
- ubezpieczenie emerytalne, gwarantujące Ci prawo do otrzymania emerytury po osiągnięciu wieku emerytalnego i spełnieniu wymogu minimalnego okresu ubezpieczenia;
- ubezpieczenie rentowe, zapewniające prawo do otrzymania renty w przypadku niezdolności do pracy z powodu choroby, wypadku lub innej przyczyny;
- ubezpieczenie wypadkowe, z którego otrzymasz świadczenia w przypadku wypadku przy pracy lub choroby zawodowej;
- ubezpieczenie chorobowe, z którego wypłacane są zasiłki chorobowy, macierzyński i opiekuńczy.
Na konto ZUS należy odpowiedzi również składkę na ubezpieczenie zdrowotne, które gwarantuje Ci prawo do korzystania z opieki zdrowotnej finansowanej ze środków publicznych.
Warto pamiętać, że przedsiębiorcy, którzy zaczynają działalność lub osiągają niewielkie przychody, mogą korzystać z różnego rodzaju ulg, pozwalających na obniżenie wysokości składek opłacanych na konto ZUS. Wśród nich warto wymienić ulgę na start oraz ulgę mały ZUS Plus.
Aby opłacać składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, musisz zarejestrować się w ZUS i zgłosić do ubezpieczenia siebie i ewentualnych pracowników. Pamiętaj również o sporządzaniu i składaniu deklaracji ubezpieczeniowych, takich jak ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA, ZUS ZFA, ZUS ZZA, ZUS ZWUA, ZUS ZIUA, ZUS ZWPA, ZUS ZCNA, ZUS ZM, czy ZUS ZIUS.
Korzyści i wyzwania prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej
Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej niesie ze sobą zarówno korzyści, jak i wyzwania, które należy wziąć pod uwagę przed podjęciem decyzji o założeniu własnej firmy. Zacznijmy od zalet. Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, jesteś swoim własnym szefem i sam decydujesz o kierunku i sposobie prowadzenia firmy. Możesz realizować swoje pasje, pomysły i cele, bez konieczności podporządkowywania się innym osobom lub organizacjom. Dodatkowo, cały zysk, jaki osiągniesz, należy do Ciebie i możesz go dowolnie wykorzystywać lub inwestować. Pamiętaj jednak, że prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, ponosisz pełną odpowiedzialność za wyniki firmy, w tym za zobowiązania podatkowe, ubezpieczeniowe i cywilne. Oznacza to, że w przypadku niepowodzenia, straty, zadłużenia, sporu, roszczenia, kary, egzekucji, upadłości czy likwidacji firmy, musisz ponieść konsekwencje finansowe, prawne i społeczne.
Teraz już wiesz, jak prowadzić firmę jednoosobową!
Jeśli marzysz o własnym biznesie, nie musisz się martwić o skomplikowane i drogie procedury. Możesz zacząć od założenia jednoosobowej działalności gospodarczej, która jest najczęściej wybieraną formą prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Mamy nadzieję, że nasz poradnik, w którym wyjaśniliśmy, jak krok po kroku założyć firmę jednoosobową, zachęcił się do rozpoczęcia własnego biznesu. Jeśli jednak nadal masz wątpliwości, jak zarejestrować działalność i jakie formalności musisz spełnić, zapoznaj się z innymi wpisami na naszym blogu. Znajdziesz tam szereg przydatnych informacji dotyczących tego, jak prowadzić księgowość e-commerce, by uniknąć problemów z fiskusem!
