Prawidłowa numeracja faktur to jeden z podstawowych obowiązków podatnika, który prowadzi działalność gospodarczą. Jej celem jest zapewnienie jednoznacznej identyfikacji każdego dokumentu rozliczeniowego oraz ułatwienie kontroli podatkowej. Numeracja faktur musi być zgodna z przepisami ustawy o VAT oraz zasadami księgowości. Przeczytaj nasz poradnik i poznaj przykładowe schematy numeracji faktur oraz dowiedz się, jakie są konsekwencje błędów popełnionych w tym obszarze.
Wprowadzenie do prawidłowej numeracji faktur
Prawidłowa numeracja faktur to taka, która spełnia trzy podstawowe zasady księgowości: kolejność, jednoznaczność i ciągłość. Pierwsza z nich wskazuje, że każda następna faktura musi mieć numer wyższy od poprzedniej, zgodnie z kolejnością chronologiczną. Reguła jednoznaczności oznacza, że numer każdej faktury musi być unikatowy – nie można zatem wystawić dwóch dokumentów o tym samym numerze, nawet jeśli mają różne daty. Zasada ciągłości mówi z kolei, że nie można pomijać numerów faktur, ani wystawiać dokumentów z numerem niższym od poprzedniego. Powyższe reguły dotyczą nie tylko faktur VAT, ale także tych, które nie uwzględniają tego podatku, lub też są wystawione przez nabywców płodów rolnych. Więcej na ten temat piszemy w poradniku: co to jest faktura RR.
Zasady numeracji faktur VAT – co mówią przepisy?
Regulacje prawne dotyczące numeracji faktur zostały zawarte w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT. Zgodnie z nim faktura powinna zawierać „kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę”. Przepis ten nie określa jednak, jak dokładnie powinna wyglądać numeracja faktur, pozostawiając podatnikowi pewien margines swobody. Może on zatem samodzielnie ustalić system numeracji faktur, który będzie odpowiadał jego potrzebom i specyfice jego działalności.
Przykładowe schematy numeracji faktur w praktyce biznesowej
Istnieje wiele sposobów numeracji faktur VAT, które mogą być dostosowane do indywidualnych preferencji i potrzeb podatnika. Oto kilka przykładów:
- numeracja faktur według miesięcy, polegająca na nadawaniu fakturom numerów zaczynających się od numeru miesiąca, np. 01/2023, 02/2023, 03/2023 itd.;
- numeracja faktur według lat, w przypadku której fakturom nadaje się numery zaczynające się od roku, np. 2023/1, 2023/2, 2023/3 itd.;
- numeracja ciągła, polegająca na nadawaniu kolejnych numerów bez względu na miesiąc czy rok, np. 1, 2, 3 itd.;
- numeracja wg serii, w przypadku której numery faktur uwzględniają podział na serie, np. według rodzaju sprzedaży, kontrahenta, oddziału, waluty, sposobu wystawiania.
Jak naprawić błąd w numeracji faktur – procedury korygujące
Błąd w numeracji faktur może się zdarzyć każdemu podatnikowi, np. w wyniku pomyłki, awarii systemu księgowego, zgubienia faktury, cofnięcia transakcji itp. Właśnie dlatego tak ważne jest, aby jak najszybciej go wykryć i naprawić, podejmując odpowiednie działania. Polegają one na:
- wystawieniu faktury korygującej, która anuluje wadliwy dokument i nadaje mu nowy, prawidłowy numer. Faktura korygująca powinna zawierać dane takie, jak faktura pierwotna, z wyjątkiem numeru faktury, daty wystawienia i daty sprzedaży. Więcej na ten temat piszemy w poradniku: zasady wystawiania faktur korygujących;
- dokonaniu zapisu księgowego, który wyjaśni przyczynę i charakter błędu w numeracji faktur. Zapis księgowy powinien zawierać dane takie, jak oznaczenie faktury, przyczyna błędu, data i podpis osoby dokonującej zapisu.
Konsekwencje błędów w numeracji faktur i jak ich unikać
Błędy w numeracji faktur mogą mieć poważne konsekwencje dla podatnika, takie jak:
- utrata prawa do odliczenia podatku naliczonego,
- nałożenie kary podatkowej,
- problemy z udowodnieniem zgodności sprzedaży z przepisami podatkowymi, np. podczas kontroli.
Aby unikać tych problemów, podatnik powinien:
- stosować prosty i przejrzysty system numeracji faktur, który będzie odpowiadał jego potrzebom i specyfice działalności;
- używać systemu księgowego, który automatycznie nadaje numery faktur i zapobiega ich powtarzaniu lub pomijaniu;
- regularnie sprawdzać, czy numeracja faktur jest zgodna z kolejnością chronologiczną;
- niezwłocznie korygować błędy w numeracji faktur, stosując odpowiednią procedurę korygującą;
- przechowywać faktury i dokumentację dotyczącą numeracji faktur w sposób uporządkowany i dostępny dla organów podatkowych.
Teraz już znasz zasady prawidłowej numeracji faktur!
Numeracja faktur to ważny element prawidłowego rozliczania sprzedaży i odliczania podatku naliczonego. Podatnik powinien dbać o to, aby była ona zgodna z przepisami ustawy o VAT oraz zasadami księgowości. Mamy nadzieję, że po lekturze naszego poradnika wiesz już, jak numerować faktury oraz co zrobić w przypadku pomyłki. Jeśli jednak masz wątpliwości, przeczytaj inne wpisy na naszym blogu. Znajdziesz tam m.in. poradnik jak prowadzić księgowość sklepu internetowego.
