11 stycznia, 2024

Kim jest czynny podatnik VAT? – wszystko, co musisz wiedzieć

Czynny podatnik VAT to osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna, która prowadzi działalność gospodarczą i jest zarejestrowana w urzędzie skarbowym do celów podatku od towarów i usług. Ma on obowiązek wystawiania faktur z VAT, naliczania i odprowadzania podatku do urzędu skarbowego oraz prowadzenia ewidencji VAT. Przeczytaj nasz poradnik i sprawdź, jak zostać czynnym podatnikiem VAT oraz jakie wynikają z tego korzyści.

Definicja czynnego podatnika VAT

Podatnik VAT to osoba, która wykonuje czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem od sprzedaży towarów i usług na terytorium Polski, a także te związane z wewnątrzwspólnotowym nabyciem i dostawą towarów, ich importem i eksportem czy też świadczeniem usług na rzecz podmiotów z innych krajów UE. Podmiot ten może mieć status czynny lub zwolniony. Czynny podatnik VAT to taki, który jest zarejestrowany w urzędzie skarbowym do celów VAT i ma nadany numer identyfikacji VAT (NIP). Podatnik zwolniony nie jest z kolei zarejestrowany do celów VAT i nie ma nadanego numeru identyfikacji VAT, ponieważ korzysta ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego.

Kryteria i obowiązki czynnego podatnika VAT

Aby zostać czynnym podatnikiem VAT, musisz spełnić następujące kryteria:

prowadzić działalność gospodarczą jako producent, handlowiec lub usługodawca,
wykonywać czynności podlegające opodatkowaniu VAT lub chcieć z nich korzystać,
nie korzystać ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego,
złożyć zgłoszenie rejestracyjne do urzędu skarbowego.

Jako czynny podatnik VAT masz następujące obowiązki:

wystawiać faktury z VAT i przechowywać je przez 5 lat,
naliczać i odprowadzać podatek do urzędu skarbowego w terminach określonych w ustawie o VAT,
prowadzić ewidencję VAT i sporządzać deklaracje VAT,
stosować się do zasad dotyczących stawek VAT, zwolnień, ulg i odwrotnego obciążenia,
zgłaszać urzędowi skarbowemu wszelkie zmiany danych podatnika VAT.

Więcej na ten temat piszemy w artykule: mały podatnik VAT – kto może nim zostać.

Proces rejestracji jako czynny podatnik VAT

Rejestracja jako czynny podatnik VAT odbywa się poprzez złożenie formularza VAT-R do właściwego urzędu skarbowego. Możesz to zrobić osobiście, za pośrednictwem poczty lub elektronicznie, wysyłając załącznik do wniosku o wpis lub zmianę wpisu w CEIDG. Pamiętaj, że deklaracja powinna wpłynąć do urzędu przed dniem wykonania pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu VAT.

Formularz VAT-R składa się z dwóch części: A i B. Ta pierwsza zawiera dane identyfikacyjne podatnika, adres siedziby lub miejsca zamieszkania, numer NIP, datę rozpoczęcia działalności, rodzaj działalności itp. Część B zawiera z kolei dane dotyczące podatku VAT, takie jak: data rozpoczęcia wykonywania czynności opodatkowanych, czy data złożenia zgłoszenia.

Po złożeniu formularza VAT-R urząd skarbowy ma 30 dni na dokonanie rejestracji podatnika VAT i nadanie mu numeru identyfikacji VAT. Potwierdzenie rejestracji otrzymasz na formularzu VAT-5. Od tego momentu będziesz mógł wystawiać faktury z VAT i korzystać z prawa do odliczania VAT naliczonego. Urząd skarbowy może odmówić rejestracji podatnika VAT, jeśli stwierdzi, że zgłoszenie jest nieprawdziwe, niekompletne lub niezgodne z prawem.

Korzyści i zobowiązania wynikające z bycia czynnym podatnikiem VAT

Bycie czynnym podatnikiem VAT wiąże się zarówno z korzyściami, jak i zobowiązaniami. Do korzyści należą:

możliwość odliczania VAT naliczonego od zakupów i kosztów związanych z działalnością opodatkowaną, co zmniejsza obciążenie podatkowe,
możliwość uzyskania zwrotu nadwyżki podatku naliczonego nad należnym, co poprawia płynność finansową,
możliwość prowadzenia handlu z podmiotami z innych krajów UE bez płacenia podatku w kraju nabywcy lub sprzedawcy. Więcej na ten temat znajdziesz w poradniku: czym jest VAT OSS;
możliwość korzystania z ulg i zwolnień w zakresie podatku VAT.

Do zobowiązań należą z kolei:

obowiązek wystawiania faktur z VAT i przechowywania ich przez 5 lat,
obowiązek naliczania i odprowadzania podatku do urzędu skarbowego w terminach określonych w ustawie o VAT,
obowiązek prowadzenia ewidencji VAT i sporządzenia deklaracji VAT,
obowiązek dokonywania korekt faktur i podatku w przypadku zmiany warunków transakcji,
obowiązek zgłaszania urzędowi skarbowemu wszelkich zmian danych podatnika VAT.

Jak sprawdzić status czynnego podatnika VAT?

Aby sprawdzić, czy dany podmiot jest czynnym podatnikiem VAT, można skorzystać z kilku źródeł informacji. Najprostszym sposobem jest zweryfikowanie numeru identyfikacji VAT na fakturze lub umowie. Numer identyfikacji VAT składa się z prefiksu PL i 10 cyfr numeru NIP. Jeśli podmiot nie ma nadanego numeru identyfikacji VAT, oznacza to, że nie jest czynnym podatnikiem VAT.

Innym sposobem jest skorzystanie z bazy danych podatników VAT, która jest dostępna na stronie internetowej Ministerstwa Finansów. Zawiera ona informacje o podmiotach zarejestrowanych i wyrejestrowanych z VAT, a także tych, które mają zawieszoną lub przywróconą identyfikację VAT.

Kolejnym sposobem jest skorzystanie z systemu VIES (VAT Information Exchange System), który jest systemem wymiany informacji o podatnikach VAT w Unii Europejskiej. System VIES umożliwia sprawdzenie, czy dany podmiot jest zarejestrowany jako podatnik VAT w innym państwie UE i czy ma prawo do odliczania VAT naliczonego.

Często popełniane błędy przy rejestracji i jak ich unikać

Rejestracja jako czynny podatnik VAT jest ważnym krokiem w prowadzeniu działalności gospodarczej, dlatego należy ją dokonać prawidłowo i terminowo. Niektóre z najczęściej popełnianych błędów przy rejestracji to:

złożenie zgłoszenia rejestracyjnego po terminie,
podanie nieprawdziwych, niekompletnych lub nieaktualnych danych w formularzu VAT-R,
niezgłoszenie zmian danych podatnika VAT,
niezgłoszenie wyrejestrowania z VAT.

Aby unikać tych błędów, należy:

złożyć zgłoszenie rejestracyjne przed dniem wykonania pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu VAT lub przed dniem przekroczenia limitu 200 tys. zł sprzedaży,
podać prawdziwe, kompletne i aktualne dane w formularzu VAT-R i sprawdzić, czy są zgodne z danymi w CEIDG lub KRS,
zgłaszać urzędowi skarbowemu wszelkie zmiany danych podatnika VAT w terminie 7 dni od ich zaistnienia,
zgłaszać urzędowi skarbowemu wyrejestrowanie z VAT w terminie 7 dni od dnia zaprzestania wykonywania czynności opodatkowanych.

Podsumowanie

Czynny podatnik VAT to osoba, która prowadzi działalność gospodarczą i jest zarejestrowana w urzędzie skarbowym do celów podatku od towarów i usług. Mamy nadzieję, że po lekturze naszego poradnika wiesz już, jakie korzyści i obowiązki się z tym wiążą. Jeśli jednak nadal szukasz informacji, przeczytaj inne wpisy na naszym Blogu. Znajdziesz tam m.in. poradnik, jak prowadzić księgowość sklepu internetowego, by uniknąć problemów z fiskusem.